SharePoint Online, pro mnoho firem jedna z nejdůležitějších součástí Microsoft 365. Centrální místo pro spolupráci, sdílené soubory a informace životně důležité pro běh firmy. Aplikace, bez které by nemohly existovat další klíčové aplikace Microsoft 365, např. čím dál tím oblíbenější Microsoft Teams. Pojďte se se SharePointem seznámit blíž – přinášíme Vám úvodní díl série článků, které Vás provedou touto mocnou aplikací.

Důvodů, proč byste se měli SharePointem zabývat a proč se Vám vyplatí ho aktivně používat, je víc než dost. Abychom se v dalších článcích mohli pustit hlouběji do jednotlivých témat, která zefektivní Vaší práci se SharePointem, pojďte začít úplně od začátku. Ujasněte si, co to vlastně SharePoint je a z čeho se skládá.

Co je to SharePoint Online

SharePoint si můžete představit jako firemní intranet, na kterém najdete spoustu sdílených věcí pro určitou skupinu lidí. Může to být třeba sdílená projektová dokumentace, marketingové soubory, jako třeba logo nebo šablony dokumentů. Můžete tam umístit třeba i kontakty na Vaše zákazníky, nebo Vaše know how.

Všechno na SharePointu je přístupné online. K informacím se dostanete nejen z jakéhokoli počítače s přístupem k internetu, ale třeba i z mobilu.

Z čeho se SharePoint skládá

SharePoint online má svou strukturu, kterou je dobré znát. Na základě těchto znalostí pak budete schopni s SharePointem pracovat a budete lépe chápat jeho logiku. Pojďte se seznámit se základní s jeho základní strukturou.

Weby – prostor pro všechno ostatní

Základní jednotka na SharePointu je web, na něm se nachází všechno ostatní. Představte si ho jako krabici, která je připravená na to, abyste do ní umístili vše, co na SharePointu potřebujete.

K webu má vždycky přístup určitá skupina lidí – může to být celofiremní web, web oddělení IT, nebo třeba web projektu renovace kanceláří.

Informace na webu najdete v knihovnách a seznamech.

Knihovny – místo pro sdílené soubory

Knihovnu si představte jako velkou složku nejvyšší úrovně, ve které se nachází další složky a soubory. Je to místo pro ukládání sdílených dokumentů.

Na webu může být klidně víc než jen jedna knihovna. Pokud byste třeba měli web HR oddělení, můžete mít jednu knihovnu pro dokumenty zaměstnanců a druhou pro soubory související s jejich vzděláváním. Web projektového oddělení by zase mohl mít knihovnu pro každého velkého zákazníka. V knihovnách tedy vždy najdete nějaké soubory a složky.

Pokud vás knihovny dokumentů na SharePointu zajímají více, podívejte se na naše e-booky, které veškeré informace o knihovnách na SharePointu přehledně shrnují a naučí vás s nimi pracovat. Jednotlivé obsahy e-booků naleznete přímo na konkrétní stránce daného e-booku.

Seznamy – tabulky s informacemi

Kromě knihoven se na webech nacházejí často také seznamy. V nich nenajdete dokumenty, ale jen tzv. položky. To jsou nějaké informace umístěné na řádcích. Seznamy se nejvíce podobají excelovským tabulkám. Typický seznam je seznam kontaktů, ale můžete vytvořit i seznam s žádostmi o dovolenou, nebo třeba seznam projektů.

Pokud byste se chtěli o seznamech na SharePointu získat hlubší znalosti, pomůže vám v tom náš e-book.

Stránky – informace z různých zdrojů na jednom místě

Kromě seznamů a knihoven najdete na webu ještě tzv. stránky. Stránky mohou být dvojího typu. Každý web má domovskou stránku a může mít i další stránky, na kterých se zobrazují informace uložené jinde na webu. Například v seznamech a knihovnách – třeba kontakty na nejvýznamnější zákazníky, nebo 10 nejnovějších dokumentů z knihovny. Nebo na nich může být náhled do kalendáře, seznamu úkolů, nebo kamkoli jinam je potřeba.

Druhý typ stránek je velmi podobný webovým stránkám. Najdete na nich přímo obsah, třeba novinky za nějaký měsíc nebo užitečné návody.

Závěr

Teď by Vám už mělo být jasné, co si představit pod pojmem SharePoint Online. Pojďte si celkovou strukturu stručně připomenout tímto diagramem:

Tímto jste připraveni na všechna další témata, která se SharePointem souvisí – a že jich nebude málo. Připravujeme pro Vás články o propojení SharePointu s aplikací Microsoft Teams, o centrálních webech, oprávněních na SharePointu a mnoha dalších tématech. Že se už nemůžete dočkat? Tak si zkraťte čekání pročítáním některých z našich e-booků nebo sledováním našich online kurzů o SharePointu Online!