Pracovní dny od 8 do 16 hodin
Blog
Sdílení dokumentů na SharePointu
Potřebujete s kolegou spolupracovat na nabídce pro zákazníka? Či ji chcete přímo zákazníkovi zpřístupnit? Pokud dokument nasdílíte ze SharePointu a nazabezpečíte ho, může se stát, že se k němu dostanou nepovolaní uživatelé. Jak nastavit omezení pro sdílení souborů na SharePointu a jaká nastavení vám doporučujeme?
Sdílení na SharePointu krok po kroku
Soubor či složku vyhledejte v knihovně dokumentů na SharePointu. Pokud máte SharePoint propojený s Teamsy, můžete hledat i tam. Po kliknutí na tlačítko pro sdílení se objeví dialogové okno, ve kterém je nejprve potřeba nastavit oprávnění.
Je třeba dbát na to, zda soubor sdílím s internistou nebo s externistou? Určitě ano, obecně doporučujeme odkazy pro externisty více zabezpečit, aby se nestalo, že se k vašim datům dostanou i neznámí uživatelé, a co hůře, dokument by mohli upravovat a jinak s ním nakládat. Níže si proto popíšeme jednotlivé možnosti sdílení a doporučíme, který způsob sdílení je vhodný pro kterého příjemce a situaci.
Nastavení odkazů
Všichni uživatelé
S tímto odkazem se k souboru dostane opravdu každý, kdo jej obdrží. Uživatelé si jej mohou nezabezpečeně přeposílat a každý, kdo se k němu dostane, může dané soubory zobrazit, případně upravit podle toho, jaká práva má nastavena. Jde o nejméně zabezpečenou formu, protože k přístupu není potřeba žádné přihlášení. Doporučujeme tuto variantu deaktivovat, aby nedošlo k nechtěnému úniku interních informací.
Příklad z praxe: obdržela jsem odkaz na záznam ze školení pořádané externí firmou, kterého jsem se zúčastnila za poplatek. Školení se mi líbilo, tak jsem odkaz poslala všem svým přátelům, aby se naučili něco nového. Jelikož odkaz nebyl nikterak omezen, mohli si video bezplatně pustit i stáhnout. To zřejmě školitelé nechtěli…
Lidé v organizaci
Druhý způsob sdílení slouží pro sdílení mezi kolegy. Pravděpodobně ne každý zaměstnanec se dostane ke všem dokumentům. Proto v momentě, kdy potřebujeme, aby kolega upravil dokument na jemu znepřístupněnému webu, nasdílím mu odkaz tímto způsobem.
Příklad z praxe: obdržela jsem od kolegyně odkaz na svou složku na webu HR, kde jsou uložené dokumenty všech zaměstnanců. Kolegyně žádala, abych do složky nahrála podepsaný dodatek k pracovní smlouvě. Odkaz jsem si přeposlala na svůj osobní e-mail na @gmail.com, abych se k dokumentům dostala i jinak než v práci. Jelikož mi ale byl dokument nasdílen přes možnost “Lidé v organizaci”, k dokumentu se s jinou než s pracovní e–mailovou adresou nedostanu.
Pouze lidi s existujícím přístupem
Použitím této možnosti se vygeneruje odkaz, který můžete rozeslat všem, kteří již přístup k souboru již mají.
Příklad z praxe: kolegové z marketingu mi slíbili, že doplní do tabulky termíny plánovaných marketinových kampaní. Už je to ale týden po deadlinu a nejspíše na to zapomněli. Jelikož je chci popošťouchnout, vygeneruji pro ně tento odkaz a hromadně jej rozešlu. Pokud bych chtěla ťuknout i do externistů, mohu to udělat stejným způsobem; k souboru se nedostane nikdo, kdo k němu nedostal přístup dříve.
Lidé, které zvolíte
Sdílení s konkrétními uživateli doporučujeme pro sdílení s externisty. Jde o nejbezpečnější variantu, která zajišťuje, že se k souboru dostane pouze uživatel, kterému je soubor nasdílen.
Příklad z praxe: zakoupila jsem si na webu do365.cloud e-book. E-book se mi zdál užitečný, tak jsem ho odkazem přeposlala kolegyni. Nepodařil se jí ale otevřít, jelikož byl zabezpečen. Dokonce jsem se k němu nedostala ani ze svého druhého e-mailu na @seznam.cz. Přístup je tedy vázán pouze na zadanou e-mailovou adresu a zabezpečen nejpřísněji, aby e-book nekoloval nezřízeně internetem.
Další nastavení
Výše jsme si ukázali způsoby vygenerování odkazu ke sdílení. Odkazy lze ale ještě více zabezpečit pomocí dalšího nastavení. Další nastavení můžete provést po zvolení nastavení odkazů, které jsme si popsali výše. Můžete tedy například vygenerovat odkaz pro všechny uživatele, který opatříte heslem a datem platnosti.
Oprávnění k úpravám
Nastavte, zda bude mít uživatel s odkazem právo k úpravám dokumentu či pouze právo navrhovat změny, zobrazení či nejpřísnější variantu, kdy nebude moci soubor vůbec stahovat.
Nastavení data ukončení platnosti
Nastavte datum platnosti. Po uplynutí data se k souboru uživatel s odkazem nedostane.
Nastavení hesla
Při externím sdílení doporučujeme zabezpečit sdílený soubor heslem, které nasdílíte pouze s osobou, které má být povolen přístup.
Správa přístupů na SharePointu
Čas od času doporučujeme zkontrolovat, komu jsou důležité dokumenty nasdíleny. Ověřit to můžete ve správě přístupů ke konkrétnímu dokumentu či složce.
Na záložce Lidé zkontrolujte, zda uvedení uživatelé stále přístup potřebují a případně jim ho odeberte. Můžete rovněž přenastavit odkazy na záložce Odkazy, kde je možné i přidávat další a další uživatele k témuž odkazu či případně upravit oprávnění. Chcete-li například, aby externista již nesměl dokument upravit, ale stačí mu pouze možnost zobrazení, nastavení přizpůsobte přímo v nastavení konkrétního odkazu. V tomto případě není potřeba generovat odkaz nový.
SharePoint je mocný nástroj, se kterým většina uživatelů každý den pracuje, ale ne každý využívá všechny jeho užitečné funkce. Chcete-li SharePointu více porozumět, kontaktujte nás a my vám s tím rádi pomůžeme formou školení. Můžete si také přehrát videa na našem YouTube kanále, která jsme natočili.
