Chcete mít jednoduchý, ale komplexní systém pro zadávání a schvalování pracovního volna Vašich zaměstnanců? Chcete, aby se podklady pro mzdovou účetní generovaly automaticky? Pak jste tu na správném místě! Aplikace Dovolená – místo kde chcete spravovat svou nepřítomnost. 

Žádost o pracovní volno často vypadá takhle: Jste zaměstnanec, který by rád vyrazil na prodloužený víkend. 

Nejprve je potřeba zjistit, kolik dovolené vám ještě zbývá, a to zjistíte pouze v poslední výplatní pásce, která je ukryta na dně šuplíku. Pak musíte zjistit, zda ve stejném termínu již nečerpá dovolenou váš kolega. Obepíšete proto zaměstnance vašeho oddělení a dozvídáte se, zda vás s dovolenou někdo nepředběhl. Poté zažádáte svého nadřízeného a doufáte, že vám dovolenou schválí. Pokud ano, máte štěstí a můžete si dovolenou zadat do kalendáře. A po těchto krocích konečně sednete do auta a vyrážíte na víkend, doufajíc, že jste si správně nastavili upozornění out-of-office. 

Na základě zkušeností našich zákazníků jsme vytvořili aplikaci Dovolená, která pokrývá celý tento proces a ulehčuje tyto administrativní nepříjemnosti. Umožňuje vám užít si svou dovolenou bez stresu a chaosu. Neslouží ale pouze k zpracování dovolené, můžete si dle potřeby vaší firmy libovolně nadefinovat další typy nepřítomnosti – například lékaře, sick day, pracovní neschopnost a další, záleží pouze na vás. 

Aplikace uleví všem žádajícím zaměstnancům, nadřízeným, které pracovní volno schvalují, mzdovým účetním a zaměstnavatelům. Výhody aplikace budou pro každého uživatele jiné podle toho, jakou má ve firmě roli: 

1. role zaměstnance, který v aplikaci žádá o pracovní volno  
2. role nadřízeného, který žádost o volno schvaluje a sám může zadávat volno sobě a svým podřízeným  
3. role účetní, která díky aplikaci získá podklady pro mzdovou agendu  
4. role správce, který nastavuje veškeré požadavky na žádosti o pracovní volno a proces schvalování 

Aby aplikace mohla fungovat, je potřeba mít licenci Microsoftu 365 a využívat Microsoft Teams a SharePoint. Rezervace můžete provádět přes webový prohlížeč, stejně tak přes aplikaci v telefonu či právě přes kanál v Microsoft Teams.  

Chcete si zažádat o pracovní volno? Stačí pouze aplikaci otevřít, zadat období volna a případně kolegu, který vás v době nepřítomnosti zastoupí a žádost odeslat. Takto je to jednoduché.  

Žádost v tuto chvíli putuje k nadřízenému, který ji schválí. Některé nepřítomnosti se schvalují automaticky, může jít například o návštěvu lékaře – to ale záleží na tom, jak si tento proces ve firmě nastavíte. 

Nepřítomnost se po schválení zobrazí jako událost v kalendáři vám i vaším kolegům, takže nemusíte nikoho dalšího obeznámit. 

Co když má ve stejnou dobu volno i kolega ze stejného oddělení? To se s aplikací dovolená nestane, jelikož zde máte přehled všech nepřítomností, což jako nadřízený využijete. 

Aplikace mzdovým účetním ušetří spoustu času – nejenže automaticky vygeneruje docházku, který zaměstnanci schvalují a kterou je povinné vést, vygeneruje také podklady pro mzdovou agendu s přehledem, kolik který zaměstnanec odpracoval hodin, kolik hodin čerpal dovolenou, jaké jsou jeho zůstatky a další. Účetní navíc nemusí mít licenci a může se jednat o externího pracovníka.  

Každému přidanému zaměstnanci se automaticky vytvoří složka na SharePointu, do které se tyto doklady uloží. Nikdy se tak nestane, že byste podklady pro mzdovou účetní ztratili. Do své složky a složky svých podřízených má přístup i každý zaměstnanec. 

Správce je osoba, která má možnost upravovat důležitá nastavení aplikace – může libovolně definovat typy nepřítomností, ale i podmínky jejich schválení. Může upravit například pevnou pracovní dobu, typy úvazků a definovat nároky na čerpání pracovního volna.  

Detailnější informace o aplikaci naleznete ve dvou videích, které jsme pro vás připravili. První video ukazuje, jak se v aplikaci orientovat z pohledu zaměstnance a druhé video je určeno pro nadřízené pracovníky, účetní a správce.  

Aplikace rádi přizpůsobíme potřebám Vaší firmy, včetně jejího vzhledu, vše je pouze o vzájemné domluvě. Více o aplikaci se dočtete a aplikaci zakoupíte na našem e-shopu. Pokud vás aplikace zaujala a máte zájem o její představení, neváhejte nás kontaktovat.