Microsoft 365, SharePoint Online, Vše

Obnova odstraněných dokumentů na SharePointu: Jak na to?

Obnova dokumentů SharePoint

Jistě se vám stalo, že jste omylem smazali důležitý dokument na SharePointu, který jste ale později vy nebo vaši kolegové ještě nutně potřebovali.  Co v takové situaci dělat? 

Obnova dokumentů z koše na SharePointu

SharePoint nabízí dvouúrovňový systém košů, který zajišťuje, že smazané dokumenty nejsou okamžitě nenávratně ztraceny. Jak odstraněný dokument obnovit? 

Koš první fáze 

Když uživatel smaže dokument, ten se nejprve přesune do koše první fáze. Tento koš je přístupný všem uživatelům, kteří mají oprávnění k úpravám dané knihovny dokumentů. Dokumenty v koši první fáze jsou uchovávány po dobu 30 dnů. 

Dokument obnovíte tak, že přejdete na stránku koše, označíte jej tlačítkem myši a zvolíte Obnovit. Tím se dokument obnoví do stejného místa, odkud byl smazán. Původní umístění zjistíte v detailu dokumentu. Po obnově dokumentu z koše to vypadá, jako by smazání vůbec neproběhlo. 

SharePoint koš první fáze obnova dokumentu

Koš druhé fáze 

Pokud dokument není obnoven během 30 dní, přesune se do koše druhé fáze. Kde takový koš najít? Dovnitř se dostanete pouze když sjedete úplně dolů na stránce koše první fáze a uvidíte zde malinkým písmem Koš druhé fáze. Tento koš je ale přístupný pouze administrátorům a správcům kolekcí webů. Pokud ho nevidíte, nemůžete z něj ani obnovit dokumenty. Obraťte se proto na vlastníka webu či na správce vaší IT sítě, aby váš dokument obnovil on.  

SharePoint koš druhé fáze obnova dokumentu

Dokumenty v koši druhé fáze poskytují dodatečnou ochranu před nechtěným smazáním. V obou úrovních koše jsou dokumenty uchovány v součtu 93 dní a poté dojde k jejich úplnému odstranění. Co se stane v momentě, kdy tuto lhůtu prošvihnu, ale dokument stále potřebuji? V této situaci máte možnost kontaktovat podporu Microsoftu či využít zálohu dokumentu, pokud vaše společnost zálohy vytváří. 

Historie verzí 

Dokážete si určitě představit i situaci, kdy s kolegou pracujete na stejném dokumentu a jeden z vás odstraní důležitý odstavec a akce již nejde vrátit zpět. Nemusíte obsah vymýšlet znovu, máte možnost vrátit se k předešlé verzi přes historii verzí.  V nabídce verzí najdete tu, kterou chcete obnovit a původní verze během chvilky opět ukáže. 

Klikněte na tři tečky vedle dokumentu a vyberte Historii verzí. Objeví se vám dialogové okno se všemi historickými verzemi. Najdete zde i informaci, kdo a kdy změny provedl. Pak už jen podle data a času změny najdete tu správnou najetím myši na datum ve sloupci Změněno.  Objeví šipka, přes kterou dokument obnovíte.

SharePoint historie verzí
SharePoint historie verzí obnovit

Co dělat při ztrátě dokumentů a jak tomu předejít? 

Kontaktujte Microsoft 

První možností je kontaktovat přímo podporu Microsoftu, který vytváří zálohy vašich souborů. V tuto chvíli vás čeká administrativně náročné dokazování toho, který soubor byl odstraněn. Mějte na paměti, že Microsoft následně není schopen obnovit pouze daný dokument.

Vytvořte si zálohy souborů 

Proto pro případy, kdy si nestihnete všimnout, že došlo k odstranění souborů, lze využít záloh vašich dokumentů. Zálohování je klíčové pro ochranu dat. Pokud vaše společnost zálohy nevytváří, můžete se na nás obrátit a rádi zálohování vašich dokumentů zajistíme. 

Pravidelně spravujte oprávnění přístupu k souborům 

Ujistěte se, že pouze oprávnění uživatelé mají přístup k citlivým dokumentům a že oprávnění jsou pravidelně revidována. Omezte práva na úpravy a mazání dokumentů pouze na nezbytně nutné osoby, aby nedocházelo k mazání souborů nedopatřením. 

Pravidelná školení uživatelů 

Pro zajištění kvalitní správy dokumentů a prevence ztrát je důležité také pravidelně školit zaměstnance pro práci s dokumenty na SharePointu. Školení zahrnující správné postupy při ukládání, sdílení a zálohování dokumentů může výrazně snížit riziko ztráty dat a zajistit efektivnější využití SharePointu jako nástroje pro spolupráci. Kromě toho je vhodné zavést pravidelné kontroly, které pomohou identifikovat případné nedostatky a umožní jejich včasné odstranění. Se zaškolením uživatelů vám rádi pomůžeme. 

Napsat komentář