Aplikace – Řízená dokumentace

Aplikace Řízená dokumentace – seznámení umožňuje společnosti mít detailní přehled o platných směrnicích, nařízeních či dokumentech a lidech, kteří se s nimi mají seznámit a již seznámili. 

Tato aplikace je téměř nezbytná pro každou společnost, v níž je důležité, aby zaměstnanci znali příslušné dokumenty a aby existoval záznam, který takové seznámení potvrzuje. Naše řešení si tak často nachází uplatnění ve firmách uplatňující ISO 9001 systém managementu kvality (QMS). V těchto společnostech byla i auditorem ISO schválena. Dalšími zákazníky jsou firmy s moderním a efektivním přístupem ke správě dokumentů. 

Jak aplikace Řízená dokumentace – seznámení funguje? 

Řízení dokumentace se odehrává primárně na SharePointu. Zde jsou uloženy v jednotlivých složkách příslušné dokumenty. Pro každou složku je jednoduše definován okruh lidí, který se má s danými dokumenty seznámit.  

V případě vytvoření nového dokumentu ve složce, přijde email všem pracovníkům, kteří se s ním mají seznámit. V  emailu naleznou zaměstnanci nejen daný dokument, ale i tlačítko, jehož zakliknutím potvrzují seznámení se směrnicí. V případě, že je jim to příjemnější, mohou se s příslušnými dokumenty seznamovat rovnou v prostředí SharePoint, kde k nim mají přístup. 

Náš systém automaticky ukládá informace, kdo se již s danou směrnicí seznámil. V případě neseznámení po nastavené době upozorňuje dotyčného a jeho nadřízené na nutnost seznámení a potvrzení. 

Aplikaci Řízená dokumentace – seznámení lze také s výhodou využít při přijetí zaměstnance. Po zařazení nového pracovníka mu automaticky najednou přijde celá sada dokumentů k seznámení. Systém pak sám hlídá, zda k tomu opravdu došlo. 

ISO manažer, či jiný vedoucí pracovník má k disposici systém, v němž okamžitě vidí, kdo se s dokumenty již seznámil a má kromě jistoty, že jsou zaměstnanci okamžitě informováni o důležitých předpisech i aktuální seznam všech, kteří se s příslušnou dokumentací seznámili pro případnou kontrolu. 

Na úvodní stránce aplikace pak dále vedoucí pracovník vidí směrnice, které byly vytvořeny v poslední době i naopak směrnice, které se blíží konci platnosti. 

Aplikace byla vyvinuta na základě reálných zkušeností z firem, které mají vysoké nároky na zajištění procesů.  

Poptat Aplikaci