Řízená dokumentace

Name: Řízená dokumentace - E-shop Microsoft 365
Price: 40000 CZK
Availability: InStock

40 000 Kč 40 000 Kč bez DPH

Aplikace zajišťuje proces seznamování se s dokumenty příslušnými zaměstnanci a přináší detailní přehled o platných směrnicích, nařízeních či dokumentech a lidech, kteří se s nimi mají seznámit nebo se již seznámili.

Poptat Aplikaci

Porovnat

Přidat na seznam přání

14 Osob se o tento produkt nyní také zajímá!

Kategorie: Aplikace, Management, Řízení kvality, Vše Štítky: Aplikace, Microsoft 365, SharePoint

Popis

ŘÍZENÁ DOKUMENTACE NEBOLI SEZNÁMENÍ SE S DOKUMENTY

Aplikace pro řízení dokumentace je nezbytná pro každou společnost, ve které je důležité, aby zaměstnanci znali příslušné dokumenty a aby existoval záznam, který takové seznámení potvrzuje.

Naše řešení si tak často nachází uplatnění ve firmách uplatňující ISO 9001 systém managementu kvality (QMS). Dalšími zákazníky jsou firmy s moderním a efektivním přístupem ke správě dokumentů.

Prakticky jsme aplikaci popsali třeba v tomto článku.

VÝHODY ŘÍZENÉ DOKUMENTACE

Aktuální dokumenty na jednom místě
Automatické odesílání emailových upozornění příslušným zaměstnancům na seznámení se s novým dokumentem
Dokonalý přehled, kdo se seznámil/neseznámil s důležitými dokumenty
Uplatnění ve firmách uplatňujících ISO 9001 systém managementu kvality (QMS)
Jednoduchá správa aplikace

JAK ŘÍZENÁ DOKUMENTACE FUNGUJE?

Řízení dokumentace se odehrává primárně na SharePointu. Zde jsou uloženy v  jednotlivých složkách příslušné dokumenty. Pro každou složku je jednoduše definován okruh lidí, který se má s danými dokumenty seznámit.

V případě vytvoření nového dokumentu ve složce, přijde email všem pracovníkům, kteří se s ním mají seznámit. Aplikace zajišťuje dvojí kontrolu před odesláním dokumentu k seznámení. Eliminuje tak odeslání emailu s upozorněním na nový dokument, který by na příklad. nebyl hotový, byl vložený do složky omylem atp. Administrátor má tedy jistotu, že odešle výzvu k seznámení se s dokumentem tehdy, kdy je k tomu dokument opravdu připravený.

UKÁZKA APLIKACE

Řízená dokumentace - aplikace evidence seznámení uživatele

Z POZICE ZAMĚSTNANCE

Email s upozorněním na dokument, se kterým se mají zaměstnanci seznámit přijde těm, kteří jsou zařazeni ve složce, do které administrátor nový dokument přidal.

Email obsahuje odkaz na stránku, kde zaměstnanec potvrdí seznámení se s dokumentem a odkaz na dokument, prostřednictvím kterého si zaměstnanec, jedním kliknutím, dokument stáhne do svého počítače, aby si ho mohl přečíst a seznámit se s novými informacemi.

V případě, že bylo administrátorem přidáno více dokumentů, přijde zaměstnancům upozornění na seznámení se s těmito dokumenty v jednom emailu.

Každý zaměstnanec má možnost si v aplikaci zobrazit přehled dokumentů, se kterými se již seznámil i přehled dokumentů, se kterými se má seznámit.

UKÁZKA APLIKACE Z POZICE ZAMĚSTNANCE

Z POZICE ADMINISTRÁTORA

Náš systém automaticky ukládá informace, kdo se již s danou směrnicí seznámil. V případě neseznámení po nastavené době upozorňuje dotyčného a jeho nadřízené na nutnost seznámení a potvrzení.

ISO manažer, či jiný vedoucí pracovník má k disposici systém, v němž okamžitě vidí, kdo se s dokumenty již seznámil a má kromě jistoty, že jsou zaměstnanci okamžitě informováni o důležitých předpisech i aktuální seznam všech, kteří se s příslušnou dokumentací seznámili pro případnou kontrolu.

Na úvodní stránce aplikace pak dále vedoucí pracovník vidí směrnice, které byly vytvořeny v poslední době i naopak směrnice, které se blíží konci platnosti.

Aplikace byla vyvinuta na základě reálných zkušeností z firem, které mají vysoké nároky na zajištění procesů.

Aplikaci lze také využít při přijetí zaměstnance. Po zařazení nového pracovníka mu automaticky najednou přijde celá sada dokumentů k seznámení. Systém pak sám hlídá, zda k tomu opravdu došlo.

UKÁZKA APLIKACE Z POZICE ADMINISTRÁTORA

VIDEO UKÁZKA APLIKACE ŘÍZENÁ DOKUMENTACE

Nenačítá se Vám video? Vyzkoušejte tento odkaz.

SPOJENÍ APLIKACÍ

Aplikace Řízená dokumentace může být doplněna o aplikaci Schvalování dokumentů , která slouží pro automatizaci schvalovacího procesu dokumentů, nebo ji můžete využívat samostatně.

My si však myslíme, že spojení těchto dvou aplikací je prostě bomba 😉

NENAŠLI JSTE APLIKACI, KTEROU HLEDÁTE?

Nenašli jste aplikaci, kterou hledáte nebo této konkrétní aplikaci něco chybí? Neváhejte se na nás obrátit! Víme, že aplikace ušitá na míru fiemním procesům urychlí a zpřehlední vaši práci. Proto nabízíme kompletní řešení, které zahrnuje nákup hotových aplikací, rozšíření stávajících aplikací či vytvoření zcela nových aplikací na míru.

VÍCE O APLIKACI NA MÍRU

APLIKACE NA MÍRU

Další informace

Služba M365	SharePoint

Obchodní podmínky

APLIKACE V POWER PLATFORM (DÁLE JEN APLIKACE)

Nákupem aplikace získáváte aplikaci s funkcemi tak, jak jsou popsány a ukázány v detailu produktu. Aplikace běží ve vašem prostředí Microsoft 365.

Naše aplikace jsou vyvíjeny na základě MVP – minimum viable product, což znamená, že v aplikaci najdete všechny potřebné základní funkcionality, které jsou stejné pro všechny firmy. Pro každou firmu jsme pak schopni danou aplikaci rozšířit o další funkcionality, které potřebují pro jejich obor zaměření a své firemní procesy.

Níže uvedené kroky instalace jsou obsaženy v ceně aplikace.

1. INSTALACE APLIKACE

Začíná ve společně domluveném termínu po úhradě celkové ceny aplikace.
Společně se spojíme a domluvíme se,
- na který z vašich webů SharePointu aplikaci přeneseme,
- u většiny aplikací je pro instalaci a běh aplikace vyžadován účet s licencí Microsoft 365 a příslušnými oprávněními.
Určení osob(y), které na straně zákazníka, po přenosu aplikace do prostředí M365, otestují funkčnost přenesené zakoupené verze aplikace.
- Spojení se s osobami, které budou aplikaci testovat a prezentace nainstalované aplikace ve vašem prostředí M365.

Pokud z předchozího průběhu spolupráce vyplynou požadavky na úpravu aplikace (design, funkce, oprávnění a jiné…) následuje fáze implementace aplikace, která není obsažena v celkové ceně za aplikaci.

2. IMPLEMENTACE APLIKACE

Určení veškerých přístupových oprávnění k dané aplikaci.
Finální nastavení aplikace.
Definice a realizace vašich požadavků na další funkcionality aplikace budou zaneseny do Excelovského souboru, který si budeme společně sdílet.
Analýza, vývoj, realizace a testování probíhá agilní metodou ve vzájemné spolupráci se zákazníkem.
V případě potřeby vyškolíme vaše uživatele.
A je to!

Výše zmíněné implementační práce nejsou součástí ceny za aplikaci a jsou účtovány podle počtu námi odvedených hodin a aktuální hodinové sazby. Fakturace probíhá vždy na konci měsíce na základě výkazu práce za daný měsíc.

NÁKUP APLIKACE

Jakmile aplikaci zakoupíte prostřednictvím našeho e-shopu dorazí vám zálohová faktura. V případě zaplacení kartou vám obratem dorazí i konečná faktura, v případě zvolení jiného typu platby vám bude konečná faktura zaslána emailem do dvou pracovních dnů po připsání částky na náš účet. Více o platbě se dozvíte v oddíle uzavření smlouvy o poskytování služeb.

E-BOOKY A DALŠÍ ELEKTRONICKÉ MATERIÁLY

ZPŮSOB PŘEDÁNÍ E-BOOKU

Zakoupený e-book odesíláme každému zákazníkovi zabezpečeným způsobem na jeho e-mail, který vyplnil při registraci do našeho e-shopu. E-book je na tento email vázaný a nelze jej jakkoli dál šířit, editovat či tisknout.
E-book vám po jeho zaplacení bude zaslán zabezpečeným způsobem nejpozději následující pracovní den.
Pokud máte Microsoft 365 doporučujeme, poskytnout nám emailovou adresu, kterou se hlásíte do prostředí Microsoft 365. Díky tomu budete moct v rámci prostředí Microsoft 365 svůj e-book uložit a kdykoli jej otevřít ve Wordu či Wordu online.
Pokud Microsoft 365 účet nemáte, nevadí. Uveďte jakoukoli jinou emailovou adresu, kterou se chcete k e-booku přihlašovat. Jedinou nevýhodou bude, že nebudete e-book moc zobrazit ve Wordu ve vašem počítači. Jinak k e-booku budete moct přistupovat jednoduše prostřednictvím webového prohlížeče a rolovat v něm a číst v něm stejně jako ve Wordu na PC.

Podívejte se na návod, jak e-book od nás otevřít, až vám přijde do emailu námi zabezpečeným způsobem.

JAK OTEVŘÍT E-BOOK

DALŠÍ INFORMACE

Uživatel bere na vědomí, že elektronické materiály jsou chráněny autorským zákonem, zabezpečeny proti kopírování a šíření, a zavazuje se, že e-booky/e-knihy/e-návody (dále “e-materiály”) nebude modifikovat, nezneužije je a nebude je poskytovat dál, šířit ani realizovat takové kroky, které by měly za cíl narušit ochranu poskytovaných elektronických materiálů. Uživatel je zodpovědný za škodu, která takovýmto jeho chováním může vzniknout.
Uživatel si je vědom toho, že e-materiály lze číst jen na technických zařízeních, které mají nezbytné softwarové vybavení pro využívání služeb, zejména aplikaci MS Word. Technické zařízení, zejména tzv. chytrý mobilní telefon, tablet, přenosný nebo nepřenosný počítač a další, musí být dostatečně technicky způsobilý provozu aplikace MS Word a pro některé procesy je vyžadováno dostatečné a stabilní připojení k internetové síti.
Jestliže uživatel nemá nezbytné softwarové vybavení, poskytovatel nezodpovídá za nemožnost čtení díla.
Poskytovatel má právo zrušit uživatelský účet či nenávratně odebrat práva ke čtení e-materiálů, pokud uživatel poruší své závazky, zejména závazek elektronický materiál nemodifikovat, nezneužít, nešířit, a realizuje kroky vedoucí k narušení ochrany e-materiálu. Jestliže dojde k takovému zrušení uživatelského účtu, ztratí uživatel možnost přihlásit se do svého uživatelského rozhraní. Jestliže dojde k odebrání práv pro čtení e-materiálů ztratí uživatel možnost zobrazit si a číst e-materiál.

IT SLUŽBY

ONLINE ŠKOLENÍ

Zakoupením balíčku vybrané IT služby získáváte možnost vyčerpat zakoupený počet hodin v měsíci začínajícím první den po připsání platby na náš účet a končícím stejný den následujícího měsíce – tedy zakoupíte-li si balíček a platba přijde na náš účet 20.5.2023, pak máte možnost čerpat naše hodiny z tohoto balíčku od 21.5.2023 do 21.6.2023 včetně.
Jakmile obdržíme platbu, ozveme se vám abychom s vámi domluvili termín schůzky, který vám bude vyhovovat.
Schůzky probíhají online, prostřednictvím aplikace MS Teams. Odkaz na online schůzku vám vždy zašleme. Připojit se do online schůzky je snadné, stačí kliknout na odkaz ve schůzce.
Na první online schůzce si společně projdeme vaše požadavky, ukážeme si možnosti jejich realizace v našem prostředí a domluvíme se na způsobu jejich realizace.
Pokud zjistíme, že vyřešení vašeho problému bude trvat déle, než počet hodin, který jste si zakoupili, dohodneme se s vámi individuálně na způsobu jejich dořešení a dalším pokračování spolupráce.

Zakoupením školení získáváte možnost absolvovat školení v měsíci začínajícím první den po připsání platby na náš účet a končícím stejný den následujícího měsíce – tedy zakoupíte-li si balíček a platba přijde na náš účet 20.5.2023, pak máte možnost absolvovat školení od 21.5.2023 do 21.6.2023 včetně.
Jakmile obdržíme platbu, ozveme se vám abychom s vámi domluvili termín školení, který vám bude vyhovovat.
Školení probíhají online, prostřednictvím aplikace MS Teams. Odkaz na online schůzku vám vždy zašleme. Připojit se do online schůzky je snadné, stačí kliknout na odkaz ve schůzce.

CELÉ ZNĚNÍ OBCHODNÍCH PODMÍNEK

Poptávka

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte s použitím uvedených osobních údajů za účelem kontaktování pro představení aplikace.

* Povinná pole

Řízená dokumentace