Řízená dokumentace

• Aktuální dokumenty na jednom místě;
• Automatické odesílání emailových upozornění příslušným zaměstnancům na seznámení se s novým dokumentem;
• Dokonalý přehled, kdo se seznámil/neseznámil s důležitými dokumenty;
• Uplatnění ve firmách uplatňujících ISO 9001 systém managementu kvality (QMS);
• Jednoduchá správa aplikace;

Řízení dokumentace se odehrává primárně na SharePointu. Zde jsou uloženy v  jednotlivých složkách příslušné dokumenty. Pro každou složku je jednoduše definován okruh lidí, který se má s danými dokumenty seznámit.  

V případě vytvoření nového dokumentu ve složce, přijde email všem pracovníkům, kteří se s ním mají seznámit. Aplikace zajišťuje dvojí kontrolu před odesláním dokumentu k seznámení. Eliminuje tak odeslání emailu s upozorněním na nový dokument, který by na příklad. nebyl hotový, byl vložený do složky omylem atp. Administrátor má tedy jistotu, že odešle výzvu k seznámení se s dokumentem tehdy, kdy je k tomu dokument opravdu připravený. 

Email s upozorněním na dokument, se kterým se mají zaměstnanci seznámit přijde těm, kteří jsou zařazeni ve složce, do které administrátor nový dokument přidal.

Email obsahuje odkaz na stránku, kde zaměstnanec potvrdí seznámení se s dokumentem a odkaz na dokument, prostřednictvím kterého si zaměstnanec, jedním kliknutím, dokument stáhne do svého počítače, aby si ho mohl přečíst a seznámit se s novými informacemi.

V případě, že bylo administrátorem přidáno více dokumentů, přijde zaměstnancům upozornění na seznámení se s těmito dokumenty v jednom emailu.

Každý zaměstnanec má možnost si v aplikaci zobrazit přehled dokumentů, se kterými se již seznámil i přehled dokumentů, se kterými se má seznámit.

Náš systém automaticky ukládá informace, kdo se již s danou směrnicí seznámil. V případě neseznámení po nastavené době upozorňuje dotyčného a jeho nadřízené na nutnost seznámení a potvrzení. 

ISO manažer, či jiný vedoucí pracovník má k disposici systém, v němž okamžitě vidí, kdo se s dokumenty již seznámil a má kromě jistoty, že jsou zaměstnanci okamžitě informováni o důležitých předpisech i aktuální seznam všech, kteří se s příslušnou dokumentací seznámili pro případnou kontrolu. 

Na úvodní stránce aplikace pak dále vedoucí pracovník vidí směrnice, které byly vytvořeny v poslední době i naopak směrnice, které se blíží konci platnosti. 

Aplikace byla vyvinuta na základě reálných zkušeností z firem, které mají vysoké nároky na zajištění procesů.  

Aplikaci lze také využít při přijetí zaměstnance. Po zařazení nového pracovníka mu automaticky najednou přijde celá sada dokumentů k seznámení. Systém pak sám hlídá, zda k tomu opravdu došlo. 

Aplikace Řízená dokumentace může být doplněna o aplikaci Schvalování dokumentů , která slouží pro automatizaci schvalovacího procesu dokumentů, nebo ji můžete využívat samostatně. 

My si však myslíme, že spojení těchto dvou aplikací je prostě bomba 😉