Pracovní dny od 8 do 16 hodin
Měsíční předplatné 
Roční předplatné 
Aktivace prostředí Microsoft 365 
Migrace dat do Microsoft 365 
Zabezpečení Microsoft 365 
Podpora Microsoft 365 
Celofiremní 
Marketing 
Sales 
Nákup 
Finance 
Back office / Recepce 
Aplikace na míru 
E-booky Microsoft 365 
Online kurzy 
Školení Microsoft 365 
Možná chcete firmu připravit na certifikaci ISO 9001, možná hledáte systém managementu kvality (QMS), a nebo jen chcete firmu lépe řídit, narovnat procesy a mít přehled o firemních směrnicích a záznamy o seznámení bez nutnosti zbytečné administrativní a papírové zátěže. Máte-li Microsoft 365, pak řešení máte na dosah a pokud licence M365 ještě nemáte – máte o další důvod víc, proč si je pořídit. Řízená dokumentace nemusí být specializované a drahé a ve vašem IT ekosystému osamocené řešení, ale naopak lze s výhodou využít to, co již máte v rámci M365 licencí – SharePoint, Power Automate a Power Apps.
V dnešním článku si tedy představíme, jak řízenou dokumentaci typicky využívají naši zákazníci a jak jsou pro to využity standardní aplikace Microsoft 365.
Řízená dokumentace prakticky z pohledu běžného uživatele
Představme si Lucii, kolegyni, která právě nastoupila do společnosti a nyní prochází adaptačním procesem. Typickým úkolem v tomto procesu je seznámení zaměstnance s vnitřními předpisy, směrnicemi a dalšími dokumenty. A v tomto okamžiku má zodpovědná osoba dvě možnosti: buď řekne „tady je složka směrnic, tu si přečti“, nebo použije elegantní řešení naší Řízené dokumentace. Co se v rámci Řízené dokumentace stane po nástupu Lucie?
Po nástupu Lucie a jejího zavedení do Active Directory si řešení Řízené dokumentace automaticky načte její oddělení a odešle jí e-mail s odkazem do aplikace, která slouží k seznámení se všemi pro ní relevantními dokumenty a k potvrzení seznámení. V této aplikaci má Lucie přehled o všech dokumentech s kterými se seznámila a s kterými se má ještě seznámit a může se k nim kdykoli vrátit. Všechna seznámení jsou pak zaznamenána a vzniká tak auditní stopa.
Co se stane, když Lucie přejde do jiného oddělení? Po změně oddělení v rámci AD přijde Lucii automaticky e-mail s informací, že je třeba se seznámit s novými dokumenty a s odkazem do aplikace. Zde Lucie uvidí nové dokumenty, s kterými je třeba se dále seznámit. Pokud jsou některé směrnice shodné s dokumentací v předchozím oddělení, nemusí se s nimi seznamovat znovu.
E-mail vyzývající k seznámení
Co když je v rámci řízené dokumentace publikován nový dokument relevantní pro Luciino oddělení? V takovém případě přijde Lucii a jejím kolegům e-mail, že byl publikován nový dokument s odkazem do aplikace.
A co když Lucie odejde na mateřskou dovolenou? V takovém případě může být správcem dočasně deaktivována a po jejím návratu a aktivaci jí přijde souhrnný e-mail se všemi dokumenty, které byly po dobu její nepřítomnosti publikovány.
Lucie celou dobu neopustila ekosystém Microsoft 365 – využila Outlook, aplikaci v Power Apps a zobrazení dokumentu ze SharePointu. To je super! Nejen, že se pohybovala v jí známém prostředí, využívala aplikace, pro které má společnost stejně koupené licence, ale i z pohledu bezpečnosti to bylo ideální – je přihlášená pomocí svého M365 účtu, na kterém má multifaktorové ověření a po celou dobu neopouští zabezpečené prostředí.
Aplikace pro potvrzení seznámení - Řízená dokumentace
Řízená dokumentace prakticky z pohledu správce
Správce v Řízené dokumentaci pracuje zejména na webu SharePointu, který je pro Řízenou dokumentaci speciálně připravený. Zde ukládá směrnice, člení je do složek a určuje, kdo se s nimi má seznámit a publikuje je k seznámení. Na stisknutí tlačítka se následně automaticky odesílají e-maily příslušným adresátům. Zároveň má správce dokonalý přehled o tom, kdo a kdy se se směrnicí seznámil a kdo je hříšníkem 🙂
Řízená dokumentace s umělou inteligencí
Používáte již ve vaší organizaci umělou inteligenci? Copilota, který by vám usnadňoval dennodenní dřinu? Je zřejmé, že se AI bude v následujících měsících a letech nezadržitelně šířit firemním prostředím a proto je ideální mít Řízenou dokumentaci připravenou na její využití. Naše řešení lze lehce propojit s Copilotem tak, aby vašim uživatelům poskytoval odpovědi založené právě na vaší Řízené dokumentaci.
Rozšíření
Řešení je vyvinuto v prostředí Microsoft 365 a je snadno upravitelné a přizpůsobitelné, ať námi v rámci implementace, tak následně vašimi poučenými uživateli. Je tak možné naplnit vaše specifické požadavky. V rámci tohoto řešení získáte naše know-how jak naplno využít váš SharePoint, Teams a další produkty obsažené v Microsoft 365, jehož licenci si už nejspíš stejně platíte 🙂.
