Archivace emailů v Microsoft 365

Dnes se více setkáváme s případy, kdy uživatel má po letech využívání Microsoft 365 plnou schránku. Často přehlíženou funkcí Microsoft 365, která napomáhá třídit poštu je archivace emailů. Archivace slouží k lepšímu zorganizování poštovní schránky a uvolněním potřebného úložného prostoru. Microsoft nabízí vlastní archivační službu a existuje mnoho dalších doplňků.

Možnosti archivace

Archivovat můžeme pomocí dvou způsobů – první je pouze přesunutí pošty do složky Archiv, druhá možnost Vám umožní zvětšit kapacitu úložiště.

1. Tlačítko Archivovat

První možností je využívat složku Archiv, která se zobrazuje jako výchozí složka Outlooku (obdobně jako Doručená či Odeslaná pošta). Tuto složku není možné z Outlooku odstranit. Pokud kliknete na email pravým tlačítkem a zvolíte možnost archivovat, přesunete tím email do této složky, ovšem nedojde ke zmenšení velikosti poštovní schránky.

Můžete označit i více emailů a přesunout je do Archivu naráz. Tento způsob uchování emailů má několik mnohých výhod:

• položky se dají snadno vyhledat pomocí vyhledávacího pole
• archiv je velice dobře umístěný a hledání položek v něm je snadné
• archiv je dále dostupný i na mobilních (a dalších) zařízeních

2. Online archivace

Tato možnost je určena převážně pro podniky, kteří mají neobvykle veliké poštovní schránky a nemohou uvolnit místo v Outlooku odstraněním důležitých emailů. Online archiv můžeme přirovnat ke klasické poštovní schránce, jež obsahuje doručenou poštu a vlastní strukturu složek. Pokud potřebujete vyhledávat emaily z online archivu stačí zvolit možnost všechny položky Outlooku u vyhledávacího pole.

Stejně jako u předešlé možnosti i zde můžeme nastavit zásady uchování informací, pomocí níž se budou emaily do online archivu přesouvat (tzv. retenční politika).

Kdy využívat archiv a kdy online archiv?

Archiv bývá často využit tak, že si pomocí něj uživatel čistí svou doručenou poštu. Uživatel tedy vyřídí požadavek, který byl obsažen v emailu a následně zvolí možnost archivovat, čímž se mu email přesune z doručené do již zmíněné složky archiv.

U velkých společností, které často využívají online archiv, dochází k automatickému nastavení retenční politiky. Ve výchozím nastavení je provedeno, aby se pošta stará dvou let automaticky přesunula do online archivu. Zásady je však možné si nastavit dle konkrétních požadavků (přesun po 1 roce, odstranění pošty po 5 letech apod.). Pošta, která se do online archivu přesouvá, se může nacházet jak v doručené či odeslané poště ale i ze složky Archiv může dojít k přesunu.

Jak velká bude kapacita emailové schránky po zapnutí online archivu?

V současné době společnosti nejčastěji využívají plány

• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Basic
• Exchange Online Plan 1

Všechny výše uvedené plány obsahují poštovní schránku s velikostí 50 GB. Pokud zapneme retenční politiku ve Vašem tenantu (u všech či vybraných uživatelů), potom se vytvoří v Outlooku online archiv, jehož kapacita je 100 GB. Online archiv najdete v levém menu Outlooku, pod svými sdílenými poštovními schránkami, můžete si ho libovolně přesouvat, kam je třeba. V tomto případě se emaily následně ukládají na server a díky tomu máte jistotu, že se ke své staré poště dostanete kdykoliv, i v případě selhání počítače. Pokud máte zájem o zálohování celého prostředí Microsoft 365, doporučuji si přečíst tento náš článek.

Zobrazení v Outlooku                            Zobrazení v Outlooku na webu

Pokud naplníte online archiv s jeho kapacitou 100 GB, automaticky se Vám následně přidává další kapacita. Microsoft dále neuvádí, jak velké jsou další kapacity případně zda je pro ně omezen limit úložiště.

Na závěr článku uvádíme výhody a nevýhody, které online archiv poskytuje.

Online archiv Vám významně sníží velikost poštovní schránky, navýší celkovou kapacitu uchovávaných emailů a usnadní a zrychlí Vám práci s emaily.