Tři aplikace pro spolupráci v Microsoft 365. Jsou to opravdu samostatné aplikace, mezi kterými si musíte vybírat? Nebo spolu nějak souvisí a Vy je můžete efektivně využívat všechny dohromady?

Vazby mezi SharePoint online, Microsoft 365 skupinami a MS Teams

Na začátku září jsme Vám přinesli první ze série článků o SharePointu Online a slibovali jsme Vám další pokračování – tady je. Pokud už víte, co to je SharePoint Online a jaké základní komponenty obsahuje, pojďte se seznámit s jeho vazbami s ostatními aplikacemi Microsoft 365 využívanými pro spolupráci. A vlastně hned v předchozí větě najdete odpověď na první otázku z úvodu – spíše než slůvko vs. by v názvu tohoto článku mohla být zdůrazněna souvislost všech těchto aplikací. Jak se mezi sebou prolínají, a co která z nich pro efektivní spolupráci přináší? To vše se dozvíte v tomto článku.

Jak šel vývoj

Pro nejlepší pochopení vazeb mezi SharePointem Online, Skupinami Microsoft 365 a týmy aplikace Microsoft Teams se na chvilku vraťme zpátky v čase a podívejme se stručně do historie.

SharePoint

SharePoint je platforma spuštěná již v roce 2001. Je tedy ze všech těchto aplikací nejstarší a původně existovala samostatně bez ostatních aplikací pro spolupráci, které přibyly až časem. Dříve se často vytvářely složité struktury webů, které se skládaly z jednotlivých kolekcí webů, nadřazených a podřízených webů. Tato hierarchie je dnes již výrazně zploštělá a zjednodušená právě vlivem propojení s dalšími aplikacemi do tzv. centrálních webů. O nich ale podrobněji v některém z dalších článků.

Na obrázku pod tímto odstavcem nenajdete úplně původní podobu SharePointu v době jeho spuštění, ale vzhled, se kterým se ještě dnes můžete v některých firmách setkat. Jedná se o tzv. starý, někdy také klasický vzhled webů na SharePointu, které často existují samy o sobě bez provázanosti s dalšími aplikacemi.

SharePoint historicky primárně spravovali administrátoři, a částečně je tomu tak i dnes. Právě ale hlavní směr, který Microsoft jako autor všech těchto aplikací prosazuje, je tím nejdůležitějším důvodem změny logiky a přidávání dalších aplikací. Jedná se o předání řízení IT nástrojů výhradně z rukou IT oddělení a administrátorů částečně do rukou běžných uživatelů. Co si o tomto kroku myslíte, to je na Vás, ale pravděpodobně nikdo z nás tento směr, kterým se Microsoft vydal, nezastaví.

Skupiny Microsoft 365

Právě tato nová filozofie byla pravděpodobně hlavním důvodem vzniku tzv. Skupin Microsoft 365. Nejednalo se, a ani v současnosti se nejedná o samostatnou aplikaci v pravém slova smyslu. Jde spíše o nástroj využívající další aplikace Microsoft 365, mezi nimi i SharePoint, a jejich uzpůsobení pro snadnou spolupráci. Právě Skupiny Microsoft 365 byly prvním výrazným nástrojem, jehož správa se od IT přesunula k běžným uživatelům – na těch totiž bylo, a stále je, vytvářet a spravovat skupiny. I když je to možné i z prostředí administrátorského, právě na správu přímými uživateli je zde kladen největší důraz.

Původně bylo na zvážení uživatelů, zda chtějí SharePoint využívat samostatně, nebo v kombinaci se Skupinami Microsoft 365, které mimo jiné umožňují snadnou správu oprávnění a přidávají i další aplikace. V průběhu tohoto roku však byly samostatně vytvářené weby čím dál tím víc upozaďovány a aktuálně již můžete tzv. týmové weby na SharePointu, které se pro spolupráci využívají nejčastěji, vytvářet právě jenom v kombinaci se Skupinami Microsoft 365. Samostatně se vytváří pouze tzv. komunikační weby, které mohou sloužit např. pro propagaci jednoho oddělení v rámci firmy, nejsou ale primárně určeny pro spolupráci skupiny lidí.

MS Teams

Nejnovější z aplikací pro spolupráci, která se v Microsoft 365 objevila v roce 2017, je aplikace Microsoft Teams. Tato aplikace navázala na tradici správy samotnými uživateli, kterou započaly Skupiny Microsoft 365. I když se na rozdíl od Skupin jedná o více samostatnou aplikaci, nemohla by existovat bez SharePointu ani bez Skupin Microsoft 365, jak se dozvíte dále. Microsoft Teams jako nástupce Skypu pro firmy přinesla intuitivní chatovací prostředí. A hlavně také místo, které umožňuje uživateli snadný přístup ke všem prostředkům Microsoft 365, které využívá. Aktuálně se jedná o nejrychleji se vyvíjející aplikaci Microsoftu. V mnoha firmách se už nyní v rámci Microsoft Teams vytvářejí intranety, které se dříve primárně umisťovali právě na SharePoint.

Co která aplikace přináší

Částečně na tuto otázku najdete odpovědi už v předchozí kapitole. Pojďte se ale nyní podrobněji podívat na to, co je dnes doménami jednotlivých aplikací.

SharePoint hraje hlavní roli jako prostor pro ukládání dokumentů. Jeho knihovny využívají jak Skupiny, tak týmy aplikace Microsoft Teams.

Kromě toho se na něm nachází prostor pro ukládání dalších prostředků, které ostatní aplikace pro spolupráci využívají. Ať už se jedná třeba o poznámkový blok OneNote, o stránky nebo o seznamy. SharePoint je také aktuálně jediným prostředím, kde můžete pracovat s pokročilými možnostmi oprávnění.

Skupiny Microsoft 365 nabízí především možnost snadné správy oprávnění. Pomocí tzv. vlastníků (administrátorů skupiny), členů a hostů (tj. externisté). A s tím souvisí i to, že obyčejní uživatelé jejich prostřednictvím mohou velmi snadno vytvářet weby na SharePointu, kde poté využívají veškerý prostor popsaný výše. Kromě správy oprávnění skupiny ještě přinášejí sdílenou emailovou schránku a kalendář. Nesmíme zapomenout také na plány aplikace Microsoft Planner, které slouží pro snadnou správu skupinových úkolů. Tyto plány se také vytváří právě se Skupinami.

No a co přináší nejnovější z rodiny aplikací pro spolupráci? Microsoft Teams přidala ke skupinám chatovací prostředí. To ale není to nejdůležitější. Daleko podstatnější je, že se stává centrální aplikací pro přístup ke všemu ostatnímu v Microsoft 365. A také pro propojování těchto aplikací. Myšlenka Microsoftu je taková, že běžnému uživateli bude stačit ráno otevřít aplikaci Teams a Outlook a zde najde většinu věcí, které potřebuje pro svou práci.

Nyní už víte, co která aplikace poskytuje. Pojďte si toto téma ještě

Po přečtení tohoto článku by Vám mělo být jasné, jak se historicky tyto aplikace vyvíjely a co která z nich nabízí. V příštích dnech se můžete těšit na pokračování tohoto článku, kde se dozvíte více o vzájemných souvislostech těchto aplikací a najdete tu také doporučení, kdy kterou z nich v praxi používat.