Pracovní dny od 8 do 16 hodin
Měsíční předplatné 
Roční předplatné 
Aktivace prostředí Microsoft 365 
Migrace dat do Microsoft 365 
Zabezpečení Microsoft 365 
Podpora Microsoft 365 
Pro celou firmu 
Back office / Recepce 
Bezpečnost práce 
Finanční oddělení 
Lidské zdroje 
Schvalování 
Výrobní firmy 
Servisní firmy 
E-booky Microsoft 365 
Online kurzy 
Školení Microsoft 365 
Koncem loňského roku Microsoft uživatelům nadělil dárek v podobě Sdílených kanálů v MS Teams. Tím se zcela změnilo řízení oprávnění a členů týmu. A to jak interních tak externích uživatelů s firemním účtem Microsoft 365.
Příchod sdílených kanálů řeší hned několik problematik, které s sebou nesly soukromé kanály. Pojďme si uvést hned několik případů, ve kterých můžete sdílené kanály využít:
K čemu sdílené kanály použít a jakou problematiku řeší
- Když chcete pozvat kolegy z jiných oddělení/týmů, aby spolupracovali v rámci vašeho oddělení/projektového týmu, aniž by byli součástí zastřešujícího týmu.
- Již máte tým v rámci oddělení nebo projektového týmu a chcete vytvořit více vláken konverzací založených na různém mixu uživatelů. Představte si to téměř jako distribuční seznam aplikace Outlook vytvořený pro konkrétní skupinu uživatelů/členů.
- Pro mateřské a dceřiné společnosti je příchod sdílených kanálů velkým pomocníkem, který spolupráci a komunikaci posouvá o mílové kroky dopředu. Matky mohou se svými dceřinými společnostmi sdílet kanály, ve kterých spolu mohou jednoduše a rychlet komunikovat a sdílet soubory. To samé platí pro firmy s více pobočkami.
- Chcete pozvat externí konzultanty/dodavatele/odběratele/dlouhodobé klienty např. k diskuzi o projektu, k výměně souborů, ke konverzaci, aniž byste je začlenili do celého týmu.
Abyste měli porovnání a dokázali si představit výhodu sdílených kanálů a důvody proč se uživatelé tolik těšili na jejich příchod. Pojďme si ještě uvést úskalí, které s sebou nesly soukromé kanály v případě spolupráce a sdílení. Zde jsou dva příklady:
1. Příklad spolupráce v soukromém kanálu v rámci organizace
Člen soukromého kanálu musí být členem celého týmu. Takže v situacích, kdy jsme např. měli tým pro lidské zdroje a chtěli jsme pozvat někoho z financí nebo IT, museli jsme z něj udělat členy HR týmu. Tím jsme mu ale poskytli přístupy ke všem standardním kanálům (tedy konverzacím), složkám a dalším součástem skupiny M365 (kalendáři, formulářům, připojeným aplikacím atd.)
2. Příklad spolupráce v soukromém kanálu s externisty
Dalším příkladem je spolupráce s externími konzultanty a dodavateli. Někdy je třeba přizvat externí dodavatele, aby projednali určitou část projektu, a nechcete, aby měli přístup k celému týmu. Toho však nešlo docílit pozváním do soukromého kanálu. Když jsme externistu pozvali do soukromého kanálu, museli jste ho nejprve přidat jako člena celého týmu a tím mu udělit také přístup ke kanálu Obecné a ke všem veřejným týmům tzn. i souborům, konverzacím a dalšímu obsahu, který se nacházel v těchto kanálech.
SDÍLENÉ KANÁLY - SEZNAMTE SE!
Výhody sdílených kanálů jsou tedy již z úvodu článku zřejmé. Nyní se s nimi pojďte seznámit!
Sdílený kanál je speciální typ kanálu, který umožňuje pozvat jakékoli interní nebo externí uživatele, aniž byste je zvali do zastřešujícího týmu a jeho součástí. To znamená, že se otevírá zcela nová možnost spolupráce, jak v rámci firmy, tak externě např. s dodavateli, klienty atp.
Díky sdíleným kanálům odpadá přepínání se do jiných prostředí MS Teams, kam jste byli pozváni jako HOST. Už žádné čekání, než se načte jiné prostředí MS Teams, už žádné nepřehledné komunikace, vše budete mít dotupné přímo z vašeho Teams ze seznamu kanálů!
Jak vytvořit sdílený kanál
Chcete-li vytvořit sdílený kanál, postupujte stejně jako při vytváření jakéhokoli jiného typu kanálu:
- Klikněte na tři tečky vedle názvu týmu a poté na Přidat kanál
2. Pojmenujte svůj kanál a v rozbalovací nabídce Soukromí vyberte možnost Sdílené – vybrané osoby z vaší organizace nebo z jiných organizací mají přístup. Pokud chcete sdílet kanál se všemi v týmu, pak nechte tuto možnost zaškrtnutou. V případě, že chcete určit, kdo bude mít přístup k tomuto týmu, pak zaškrtnutí zrušte. Poté klikněte na Přidat.
3.Na další obrazovce můžete přidat členy pro sdílený kanál (nebo jej přeskočit, můžete tak učinit později). Pokud budete chtít členy přidat později, stačí kliknout na tři tečky vedle jména Sdíleného kanálu a vybrat možnost Správa kanálu.
4. A největší přidanou hodnotou, na kterou určitě nezapoměňte je, že můžete pozvat uživatele, kteří nejsou součástí celkového týmu a dokonce i uživatele, kteří nejsou ve vaší organizaci!!! Tedy externí uživatele s firemním účtem Microsoft 365.
Co se stane, když vytvoříte sdílený kanál
Když vytvoříte sdílený kanál, dojde k následujícímu:
- Sdílený kanál je vytvořen a viditelný pouze pro členy (kanálu) v rámci MS Teams.
- Je vytvořen samostatný web SharePointu pro ukládání dokumentů, který je součástí sdíleného kanálu (stejně jako u soukromého kanálu). Web sdíleného kanálu má následující konvenci pojmenování/adresu URL: [název týmu]-[název sdíleného kanálu]
- To znamená, že nyní můžete do sdíleného kanálu pozvat kohokoli dalšího (interního nebo externího), aniž byste mu dali přístup k celému týmu, dalším konverzacím nebo souborům.
- Když do sdíleného kanálu přidáte další uživatele a tito uživatelé nejsou členy celého týmu, uvidí pouze název týmu a sdílený kanál – nic jiného!!!
Co je třeba udělat abyste mohli zvát externí uživatele
V tuto chvíli je možnost zvát externí uživatele omezena. Z důvodu bezpečnosti je nejprve potřeba provést potřebná nastavení a povolení, abyste mohli pozvat libovolného externího uživatele, kterého chcete.
Je potřeba provést nastavení v admin centru MS Teams, SharePoint online a nastavení přístupu mezi klienty ve službě Azure AD.
Jak toto nastavení provést je podrobně popsáno v našem e-booku s názvem MS Teams spolupráce s externisty v kanálech.
