Nastavujete emaily v Microsoft 365 a nejste si jisti, jak na sdílenou schránku? K čemu vlastně sdílená schránka slouží, jaké má funkcionality a jak ji používat? Které funkcionality ji chybí a k čemu je naopak vhodné ji využívat?  Přečtěte si tento článek, který vám vše podrobně vysvětlí a možnosti sdílené schránky přiblíží.

Sdílená schránka v Microsoft 365

Proč si nastavit sdílenou schránku

Sdílená schránka v Exchange Online je sběrnou schránkou, ke které může mít přístup více uživatelů. Tito uživatelé mají možnost jménem této schránky psát nové emaily nebo odepisovat na emaily příchozí. Nejčastěji bývá sdílená schránka ve tvaru info@vasedomena.cz, obchod@vasedomena.cz, fakturace@vasedomena.cz atp.

Sdílená schránka je vhodná pro správu emailů, které jsou určeny pro dané oddělení nebo tým lidí. Výhodou je, že emaily ve schránce zůstávají, takže je možné se k nim kdykoli vrátit, dohledat si, co je potřeba. Při nastavení jednotné správy schránky v týmu, je pak opravdu velkým pomocníkem při komunikaci, jak se zákazníky, tak interně v rámci firmy. 

„Sdílené poštovní schránky nejsou primárně spojeny s jednotlivými uživateli. Jsou obecně nakonfigurovány tak, aby umožňovaly přístup více uživatelům, např. uživatelé z oddělení obchodu, HR tým, účetní oddělení atp.“

Technické vlastnosti sdílené schránky

Sdílená schránka nepotřebuje žádnou licenci, můžete ji v prostředí Microsoft 365 zřídit zcela zdarma. K této schránce pak můžete udělit přístup příslušným uživatelům. Ke schránce mohou přistupovat pouze licencovaní uživatelé, kromě uživatele, který má licenci Exchange Online Kiosek – s touto licencí není možné ke sdílené schránce přistupovat.

Protože sdílená schránka nepotřebuje žádnou licenci nemá své uživatelské jméno ani heslo. Uživatelé, kterým je delegována a mají do schránky přístup se do ní dostanou buď prostřednictvím online Outlooku nebo skrz svůj Outlook v počítači.

Velikost sdílené schránky je 50 GB, pokud je tento objem vyčerpán a chtěli byste jej navýšit, pak je třeba ji přiřadit licenci Exchange Online Plán 1 s doplňkem Exchange Online Archiv, nebo Exchange Online Plán 2 o velikosti 100 GB.

Na sdílenou schránku není možné uplatnit retenční politiku ani blokovat schránku z důvodu soudního sporu.

Uživatelské vlastnosti sdílené schránky

Sdílená schránka obsahuje také svůj kalendář, který mohou uživatelé, kteří mají ke schránce přístup, využívat. Schránka funguje jako běžná schránka, takže veškeré přijaté emaily najdou uživatelé ve složce Doručená pošta, veškeré odeslané emaily najdou ve složce Odeslaná pošta. 

Co se týče odeslané pošty tam je však potřeba, aby Globální nebo Exchange online administrátor její ukládání do složky Odeslaná pošta nastavil. Dále se dá nastavit, aby odeslaná pošta zůstávala, jak ve složce Odeslaná pošta uživatele, tak ve složce Odeslaná pošta sdílené schránky, nebo např. jen ve složce Odeslaná pošta sdílené schránky. Záleží jaké jsou požadavky na ukládání odeslané pošty. Nastavit se v tomto případě dá téměř cokoli. Jak na to se dozvíte v našem e-booku Práce se sdílenými poštovními schránkami.

Sdílená schránka vypadá úplně stejně jako běžná licencovaná emailová schránka. Uživatel ji tedy může spravovat stejně jako svou schránku. Vše, co uživatel ve schránce udělá, vidí i ostatní uživatelé, kteří mají do schránky také přístup. To znamená, že pokud do schránky přijde email uživatel si ho přečte, pro ostatní uživatele se poté tento email bude zobrazovat jako přečtený.  Vždy je tedy vhodné, aby se uživatelé, kteří schránku spravují, dohodli na systému její správy. Jak sdílenou schránku spravovat ve více uživatelích se dozvíte např. v našem e-booku Práce se sdílenými poštovními schránkami.

Pokud chcete psát nový email za sdílenou schránku je třeba v kolonce OD překliknout na emailovou adresu, za kterou chcete nový email odeslat.  

V případě, kdy odpovídáte na přijatý email se sdílené schránky a dáte odpovědět, v kolonce od je automaticky emailová adresa sdílené schránky. Pokud byste naopak chtěli odpovídat vaším primární účtem, můžete si opět zvolit z výčtu emailů, kterým emailovým účtem chcete odpovídat.

Pokud chcete do emailu vložit jakýkoli jiný podpis než ten, který máte nastavený pro váš primární emailový účet, je třeba jej vložit ze šablony podpisů ručně. Pro sdílenou schránku není možné nastavit automatizované vkládání vybraného podpisu. 

Některá pravidla v Outlooku není možné pro sdílenou schránku nastavit. Pravidla se primárně vždy aplikují na váš výchozí účet v Outlooku. Na příklad pokud byste si chtěli nastavit pravidlo pro přiřazení barevné kategorie určitému příchozímu emailu do sdílené schránky, není to možné. Toto pravidlo a mnoho dalších pravidel, nelze pro sdílenou schránku nastavit.

K čemu sdílenou schránku nepoužívejte

Sdílenou schránku určitě není vhodné používat k vyřizování všech emailů za jedno oddělení či dokonce celou firmu. Měla by opravdu sloužit spíše jako sběrná schránka emailů, které pak vyřizují jednotliví uživatelé prostřednictvím svých emailových schránek.

Tedy např. pokud poskytujete nějakou podporu nebo konzultační služby nebo cokoli podobného, pak by schránka měla sloužit jen jako sběrné místo a měla by být napojena na nějaký Helpdesk software nebo na CRM systém, kam se data budou ukládat. Případně by měli požadavky, které do schránky spadnou, řešit konkrétní uživatelé ze svých schránek.

Mnohdy se totiž stává, že firmy sdílenými schránkami nahrazují uživatele, kteří se např. střídají na jedné pozici, nebo z důvodu obav odchodu některých zaměstnanců požadují komunikaci pouze ze sdílené schránky, aby v případě odchodu byla zachována historie atp. Toto jsou však případy, kdy sdílená schránka narůstá na objemu velmi rychle, až se dostane do neudržitelné podoby a začne být nepřehledná, mnohdy se ani nespustí, není možné v ní vyhledávat atp.

Sdílená schránka je velmi přínosná pokud se nastaví a následně používá tak, jak má. V tomto článku jsme se snažili shrnout všechny přínosy sdílené schránky, ale zároveň jsme také chtěli upozornit na omezení, která sdílená schránka má. Ostatně jedná se o schránku, která je zdarma, ale přináší mnoho užitečného. Věříme, že i vy ji ve firmě využijete a pomůže vám některé firemní procesy zefektivnit, zpřehlednit a zrychlit.

Jak na zprovoznění, nastavení a následné používání sdílené schránky se dozvíte v našem e-booku Práce se sdílenými poštovními schránkami. Shrnuli jsme do něj vše, co se sdílených schránek týká. Od jejich založení, nastavení po jejich používání.

Pokud si netroufnete na nastavení sdílené schránky sami nebo máte se sdílenými schránkami nějaké problémy, obraťte se na nás a my vám pomůžeme. Stačí si zakoupit konzultační hodinu Exchange Online.