Mnoho firemních zákazníků přecházejících do cloudového prostředí Microsoft 365 mnohdy neuvažuje o tom, že by do prostředí Microsoft 365 přeneslo i své emaily. Z Microsoft 365 chtějí využívat aplikace, Office programy a cloudová úložiště. Navíc emailové schránky už mají založené, používají je a jsou hostované na nějakém emailovém hostingu nebo vlastním serveru. Tak proč to měnit?

Proč jít do Microsoft 365 i s emaily?

Emailová komunikace a veškerá její historie je pro mnoho firem jedním ze základních kamenů celého podnikání. Emaily tvoří důležitou část firemního bohatství a jejich ztráta by způsobila nemalé škody. Zejména proto se některé firmy brání přesunu emailové komunikace do prostředí Microsoft 365. Nechtějí měnit něco, co zatím funguje, má historii a na co jsou zvyklí. 

Přesunout všechny historické emaily všech uživatelů a schránek do nového prostředí samozřejmě není otázkou jednoho kliknutí myší, ale zároveň to také není žádné sci-fi. Migrace emailů (kontaktů i kalendářů) do prostředí Microsoft 365 je bezpečná a lze ji provést automatizovaně z jakéhokoli prostředí. A co přesunem emailů do prostředí Microsoft 365 vaše firma získá? 

Pokud přejdete do Microsoft 365 i s emaily:

• ušetříte finance, které platíte za dosavadní emailový hosting, budete mít emaily hostované v rámci balíčku Microsoft 365,
• budete využívat jednu z nejzabezpečenějších emailových služeb na celém světě,
• získáte velké emailové schránky včetně archivu s možností odesílání a přijímání velkých emailových zpráv,
• vaše emailová komunikace bude šifrovaná,
• vaše emaily budou zálohovány a chráněny před odcizením či nechtěným smazáním,
• budete chráněni před spamem a emailů spamového typu se k vám probojuje opravdu minimální množství,
• k emailům se dostanete odkudkoli a kdekoli a přesto bude přístup k emailům zabezpečený a budete jej mít pod kontrolou,
• emaily budete mít synchronizované napříč všemi zařízeními,
• napojit emailovou schránku do Outlooku nebo telefonu nikdy nebylo snazší,
• získáte mnohem více funkcionalit,
• emailovou komunikaci budete moct propojit s ostatními aplikacemi v Microsoft 365, tím se vám usnadní a zautomatizuje mnoho rutinních firemních procesů,
• spolu s dalšími aplikacemi a funkcemi Microsoft 365 získáte ucelenou, bezpečnou, plně fungující online kancelář;

Pojďme si nyní jednotlivé body více rozebrat.

Emaily v Microsoft 365 a jejich bezpečnost

Předpisy a certifikáty

Emaily v Microsoft 365 běží na službě, která je nazývána Exchange Online. Co se týče bezpečnosti tato služba odpovídá požadavkům mnoha předpisů a má několik bezpečnostních certifikátů. Pro potvrzení splnění podmínek těchto předpisů společnost Microsoft využívá auditory třetích stran. Exchange Online nejenže splňuje velká bezpečnostní nařízení, jako jsou například ISO 27001, vzorové doložky Evropské unie (EU), smlouvu o obchodních přenosech a odpovědnosti v oblasti zdravotního pojištění (HIPAA BAA), federální zákon o řízení informací (FISMA) atp., ale zároveň je celý Microsoft 365 navržen tak, aby splňoval místní požadavky na správu dat. Důležitou informací tedy pro vás je zejména to, že přechodem do Microsoft 365 splňujete nařízení na ochranu dat a jejich zabezpečení, která jsou požadována Českým právním řádem a Evropským parlamentem a Radou EU.

Pokud vás zajímá jakou komplexní sadu nařízení a předpisů pro jednotlivá území společnost Microsoft splňuje, najdete je všechny přehledně seřazené a vypsané ZDE.

Ochranné mechanismy

Kybernetický zločin je dnes promyšlený více, než kdykoli v minulosti. Nyní si dokonce můžete najmout skupinu kybernetických zločinců, která se zaměří na atakování konkrétních lidí či firem. Exchange online má naštěstí prvotřídní ochranu před počítačovým zločinem. Zaměstnanci chtějí svobodu přístupu k emailům a aplikacím a to odkudkoli – ať už jsou doma, na cestách nebo v kanceláři. K tomu, ale potřebujete zároveň jistotu, že jsou data chráněna a přístupna skutečně jen vašim zaměstnancům. Exchange Online v sobě má integrovanou automatickou ochranu, která je neustále zapnutá. Společnost Microsoft má dedikovaný specializovaný tým, který chrání organizace v Microsoft 365 před novými hrozbami. Exchange Online je neustále aktualizován a automaticky opravován, dle detekovaných útoků a metrik, které tým sleduje, vyhodnocuje a vytváří proti nim účinné obranné mechanismy, které pak vaše emailové schránky chrání. 

Všechny emaily proudící do Exchange Online prochází přes 5 různých spamových filtrů. Díky tomu je detekováno 99% spam emailů, které jsou filtrovány a k uživateli vůbec nedoputují. Platí to i naopak, pokud by se stalo, že by docházelo k odesílání spamových emailů z Exchange Online. Dojde k automatické identifikaci tohoto napadení. Exchange Online toto sám automaticky zastaví a bude vás o tom informovat. Díky tomu se nestane, že by vaše firma byla zalistována na black list a museli jste vaši doménu z black listu složitě odstraňovat.

Šifrování emailů

Exchange Online poskytuje šifrování emailů na všech úrovních a obsahuje také funkcionality, pro šifrování e-mailů mimo vaši organizaci. Pro šifrování emailů používá Exchange Online protokol TLS.

• Všechna data, která jsou tzv. „v klidu“, tedy nejsou aktivně v tranzitu jsou šifrována. Jedná se o data, která jsou v Exchange Online v klidu -> sedící na pevném disku v datovém centru.
• Exchange Online zašifruje komunikaci odcházející i přicházející z a do emailového klienta nehledě na to, zda se jedná o Android, Apple, Windows, Mac nebo webový prohlížeč .
• Šifrování odesílaných emailů do externích organizací může být trochu složitější. Služba Exchange Online se vždy pokusí email zašifrovat a doručit prostřednictvím šifrovaných cest, pokud však jiná organizace šifrování nepovoluje, pak Exchange Online odešle email jako prostý text. V Exchange Online však administrátor může nastavit požadavek, aby každý přenos mezi organizacemi byl šifrovaný -> to se nastavuje v Exchange Online mnohem snadněji, než v prostředí on-premise.
• I samotný uživatel může zašifrovat e-mail, který odesílá mimo organizaci pomocí Office Message Encryption. Pokud uživatel odesílá důvěrné informace, může do e-mailu přidat šifrování a zajistit bezpečnost přenášených dat.

Multifaktorová autentizace

Dnes už běžný způsob zabezpečení, který lze nastavit také pro prostředí Microsoft 365 a tedy i pro přístup k emailům. Jedná se o další metodu ověření uživatele, kdy kromě uživatelského jména a hesla musí uživatel potvrdit, že k datům přistupuje skutečně on i jiným, dalším způsobem. Například opsáním sms kódu, verifikací prostřednictvím nainstalované aplikace v telefonu, telefonickým hovorem atp.

Správa mobilních zařízení

Používání mobilních zařízení, jako jsou chytré telefony a tablety, pro přístup k pracovním e-mailům, kalendářům, kontaktům a úkolům, je nezbytné pro zajištění přístupu zaměstnanců ke své práci odkudkoli a kdykoli. Zařízení prostřednictvím kterých se uživatelé ke svým datům připojují je však třeba mít pod kontrolou. Exchange Online toto umožňuje. Uživatelé si mohou do svých mobilních zařízení synchronizovat své e-maily, úkoly, kontakty i kalendáře a správce Microsoft 365 má potom možnost tato zařízení spravovat a zabezpečit hned několika způsoby: 

• má možnost zařízení blokovat, vzdáleně z něj vymazat firemní data, nebo jej uvést do továrního nastavení,
• může konfigurovat pravidla přístupu pro konkrétní zařízení
• může na dálku donutit majitele zařízení, aby zesílil své heslo nebo telefon šifroval
• atp.

Díky této možnosti správy mobilních zařízení nemusíte mít problém s tím, že chce zaměstnanec používat své mobilní zařízení.

Automatické aktualizace a zabezpečení

Exchange Online je nejrychleji se vyvíjející řešení na trhu. Společnost Microsoft automaticky poskytuje opravy zabezpečení a vylepšení produktu bez nutnosti zásahu uživatelů nebo správců. Automatické aktualizace znamenají méně času na údržbu a více času pro činnosti generující firemní zisk.

Výhody a přínosy emailové komunikace v Microsoft 365

Přístup odkudkoli a kdekoli

K emailům mají uživatelé přístup z jakéhokoli zařízení, kdekoli se nachází. Emaily jsou napříč všemi zařízeními synchronizované, takže když si uživatel přečte email na jednom zařízení, uvidí ho jako přečtený i v jiném dalším zařízení, kde je email napojený. Pro přihlašování k emailům už není potřeba žádná VPN, vzdálená plocha atp. Email můžete napojit do jakéhokoli zařízení na pár kliknutí, nemusíte složitě nastavovat porty, „IMAPy, SMTPčka“, zabezpečení a další pro běžného uživatele nepochopitelná data, abyste emailovou komunikaci do zařízení dostali. Zvládne to každý bez pomoci IT technika. Emailovou schránku otevřete také v jakémkoli webovém prohlížeči. 

Garance přístupu

Společnost Microsoft garantuje ve svém SLA 99,9% fungování cloudové služby Microsoft 365. Po celém světě má Microsoft několik datových center, mezi kterými přesouvá data do bezpečných center, dle aktuálních událostí. Nemusíte se tedy bát, že by vás ovlivnila silná bouře nebo jiná živelná pohroma či lidský útok. O tom, že se tato garance společnosti Microsoft daří plnit, mluví i tato tabulka ukazující dostupnost služby v letech 2015 – 2017:

Velikost schránek a limity

Každý uživatel má k dispozici emailovou schránku o velikosti 50 GB, k tomu má možnost aktivovat si archiv až do velikosti 150 GB. Velikost zasílaných a přijímaných zpráv může být nastaven až na 150 MB. Tyto kvóty navíc Microsoft rok od roku navyšuje, takže vaši uživatelé mohou uchovávat vše, co potřebují a odesílat emaily velkého objemu.

Další skvělou zprávou je, že v prostředí můžete mít tolik sdílených schránek, kolik potřebujete. Tyto sdílené schránky nepotřebují licenci a také mají velikost 50 GB. 

Veškeré informace o limitách Exchange Online najdete ZDE.

Archiv po ruce

Exchange online archivace nabízí uživatelům pokročilé možnosti archivace. Archivní poštovní schránka je specializovaná poštovní schránka, která se zobrazuje vedle složek primární poštovní schránky uživatele v aplikaci Outlook nebo Outlook Web App. Uživatelé přistupují k archivu stejným způsobem, jakým přistupují ke své primární poštovní schránce. Pokud tedy hledají konkrétní emaily mohou najednou prohledávat jak archiv, tak primární poštovní schránku. 

Archivní poštovní schránka je skvělým doplňkem primární poštovní schránky, který umožňuje uživatelům automaticky uchovávat velké množství emailové komunikace bez zasycení primární poštovní schránky. Díky tomu zůstává primární poštovní schránka uživatele svižná a má malý objem. Díky automatickému archivačnímu systému mají navíc uživatelé čas na svou hlavní pracovní náplň.

Automatizace

Není nic lepšího, než mít možnost některé rutinní procesy zautomatizovat a ušetřit si tak cenný čas. V Exchange Online máte možnost nastavit nepřeberné množství globálních pravidel pro tok emailů a jejich zabezpečení. Jsou zde dvě možnosti nastavování pravidel: 

• Globální pravidla, která má možnost nastavit administrátor. Jedná se většinou o pravidla týkající se zabezpečení (zakázání přeposílání emailů, vyžadování šifrování, aplikování disclaimeru atp.) a o pravidla týkající se globálního směrování emailů -> Exchange Online nabízí nepřeberné množství možností, které se dají pro tok emailů aplikovat.
• Pravidla toku pošty na úrovni uživatele. Jedná se o pravidla toku pošty, které si může uživatel sám nastavit ve svém Outlooku na webu nebo v PC.

Více funkcionalit v Outlooku a celém prostředí Microsoft 365

Pokud máte emaily v Exchange Online získáte více funkcionalit v Outlooku a vůbec celém prostředí Microsoft 365. Jaké funkcionality budou mít uživatelé k dispozici navíc:

• možnost nastavit si svá pravidla toku emailů
• řazení emailů a událostí do kategorií
• možnost sdílení kalendářů
• možnost automatizovaně a jednoduše zapisovat informace ze schůzek do OneNote
• možnost tvorby online schůzek v MS Teams přímo z události
• propojení Outlooku s MS Teams
• propojení Outlooku s doplňkem pro CRM
• administrátorská správa přímo z prostředí Microsoft 365
• spolupráce v reálném čase a emailové schránky týmů Microsoft 365
• mnoho dalšího…

Výhod, proč přejít do Microsoft 365 i s emaily, bychom dokázali vyjmenovat mnohem více. Toto jsou za nás však ty nejpádnější a nejdůležitější. Cílem tohoto článku nebylo vás přesvědčit k migraci emailů do Microsoft 365. Cílem bylo, vám sumarizovat a dát do souvislostí ty nejdůležitější přínosy a benefity, které vám využívání služby Exchange Online může přinést. A protože jich není málo, nezvážíte ještě přechod do Microsoft 365 včetně emailů? 😉 Rádi vám s tím pomůžeme.