Pokud se rozhodujete, že si pořídíte nebo aktualizujete Office programy, nejspíše jste zaznamenali, že máte aktuálně dvě možnosti. Krabicové řešení Office 2019 nebo Microsoft 365. Pokud si nejste jistí, co je pro vás vhodnější a jaké jsou mezi těmito možnostmi nákupu licencí rozdíly. V tomto článku vám odkryjeme, co která licence obsahuje a shrneme všechna pro a proti. Dle toho si budete moct zvolit to správné řešení pro vás a vaši firmu.

Office programy, tedy Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote a další využívá v zaměstnání a potřebuje ke své práci drtivá většina zaměstnanců. Mnoho z nás je využívá i na svých počítačích doma. A protože vývoj jde neustále dopředu, zejména v digitálních technologiích i Office programy jsou neustále vylepšovány a každé tři roky vychází jejich nová verze.

Proč Office programy aktualizovat

Nejčastějším argumentem našich zákazníků je „Proč bych měl(a) přejít na novější verzi Office, když mi stačí ta, kterou mám. Nemám čas se znovu učit orientaci v tom samém programu.“ Tento argument chápeme a s našimi zákazníky soucítíme, něco se naučili, jsou na programy zvyklí a najednou mají přejít do prostředí, které je např. o 6 let novější – to je velký skok. Nicméně je to bohužel skok, který je nutný. A to hned z několika důvodů:

• Většina uživatelů už by měla na svých počítačích mít operační systém Windows 10. S tímto operačním systémem nejlépe fungují Office 2016 a 2019. Z praxe máme vyzkoušeno, že s nižšími verzemi uživatelé spíše zápasí a zdržují je v práci. A to proto, že tyto starší verze Office už nejsou s novým operačním systémem kompatibilní.
• Mnoho uživatelů již používá novější verze Office. Nejčastěji verze 2013, 2016 a 2019. Pokud máte starší verzi a publikujete soubor uživatelům s novějšími verzemi programu, budou mít problém s otevřením, starým formátováním a úpravami souboru. Protože verze, ve které jste soubor vytvořili už bude zastaralá. Nebudete tedy kompatibilní s okolním světem.
• Pokud máte ve firmě různé verze Office, někteří uživatelé budou mít např. problém otevřít soubor, který vytvořil jiný uživatel.
• Program Outlook od verze 2010 a nižší neumí všechny funkcionality,často zamrzá a nefunguje správně.
• Starší verze Office, 2010 a nižší jsou výrazně pomalejší a práce v nich již není pro uživatele komfortní.
• Office programy od verze 2007 níž již nejsou společností Microsoft podporovány.

Pokud aktualizujete verzi Office průběžně, není změna tak razantní, jako když ji vyměníte po 6 letech. Průběžné aktualizace uživatel téměř nezaznamená a nemusí se učit orientaci v programu znovu. Změny jsou postupné a jejich vstřebání je pro uživatele intuitivní.

Co tedy zvolit. Krabici nebo Microsoft 365?

Pojďme se tedy nejdříve podívat na rozdíly mezi těmito dvěma možnostmi nákupu Office programů.

Cena	Nízké měsíční či roční předplatné.	Jednorázová platba.
Způsob instalace	Stažení instalačního balíčku z online prostředí Microsoft 365.	Elektronická licence. Získáte klíč k aktivaci licencí.
Počet instalací z jedné licence	V rámci jedné licence má uživatel k dispozici 5 instalací nejnovější verze Office.	Office v zakoupené verzi pouze pro jedno zařízení/jeden počítač.
Instalace na PC s operačním systémem Win nebo MAC	Instalační balíček, který z Microsoft 365 prostředí stáhnete můžete nainstalovat jak do prostředí Win tak do MAC. Stažený instalační balíček automaticky pozná, kam je instalován. Office programy si tedy můžete nainstalovat v rámci jedné licence do obou platforem.	Jednorázově pořízený Office je určený pro jeden operační systém a jeden počítač.
Aktuálnost Office programů	Office programy se automaticky aktualizují a jsou neustále vylepšovány o nové funkce. Programy tak nestárnou a uživatel postupné upgrady téměř nevnímá. Součástí produktu jsou také hlavní upgrady budoucí verze.	Upgrade na další vydané verze není v této licenci zahrnutý. Tato verze Office programů se neaktualizuje a s postupem času stárne.
Technická podpora	Během předplatného se můžete obrátit pro českou pomoc na jakéhokoli partnera Microsoftu - třeba na nás 😉 Případně kontaktovat v EN jazyce online podporu přímo z prostředí Microsoft 365.	K dispozici máte jen počáteční technickou podporu při instalaci.
Další aplikace	V rámci Microsoft 365 licence můžete využívat i další užitečné aplikace, které vám usnadní mnoho procesů.	Kromě Office programů, které jsou součástí zakoupeného balíčku není k dispozici nic navíc.
Rozšířené funkce pro telefony a tablety	Když se do aplikací Office přihlásíte ze svého zařízení, získáte propojení a širokou škálu funkcí. Budete tak mít přehled i ze svého telefonu či tabletu.	Pouze základní funkce pro úpravy na telefonu a tabletu.
Online úložiště	Svoje soubory můžete bezpečně ukládat do cloudu a mít k nim přístup odkudkoli. Získáte 1 TB cloudového úložiště OneDrive na uživatele.	Není zahrnuté.
Možnost rozvoje	Microsoft 365 obsahuje mnoho aplikací, které si můžete přizpůsobit vašim procesům a rozvíjet je a používat dle vašich potřeb.	Jedná se o statický software bez možnosti rozvoje.

Jaké z toho tedy vyplývají výhody a nevýhody?

	Microsoft 365 je nejlepší volbou pro každého, kdo potřebuje přístup k celé řadě aplikací, chce mít možnost spolupracovat s ostatními kolegy v čase a využívat výhod Microsoft 365 na více zařízeních. Je to také jediná možnost jak si zajistit kontinuitu aktualizací a upgradů s nízkými náklady na vlastnictví licencí.	Pokud potřebujete pouze základní funkce pro jeden počítač, pak je Office 2019 to jediné, co potřebujete. Umožňuje vám přístup k nezbytným aplikacím, jako jsou Word, Excel, PowerPoint a Outlook se všemi jejich funkcemi. Platba předem je však celkem drahá a za další upgrade je třeba opět platit tu samou vyšší cenu.
VÝHODY
+	Přístup ke všem aplikacím.	Přístup k oblíbeným aplikacím.
+	Obsahuje cloudové úložiště.
+	Možnost použití až na 5 zařízeních.	Žádné měsíční či roční předplatné.
+	Bezplatné aktualizace a upgrady.	Aktualizace zabezpečení.
+	Zákaznická podpora.	Tradiční zážitek
+	Instalace není vázána na operační systém	Podpora Windows 10 a MacOS.
+	Podpora Windows 10, 8.x, 7 a macOS
NEVÝHODY
-	Měsíční nebo roční předplatné.	Jedno zařízení na licenci.
-	Omezená funkčnost v případě plánovaných aktualizací či problémů se službami.	Omezená sada funkcí.
-	Nové změny mohou být pro některé uživatele občas až příliš ohromující.	Omezeno na Windows 10 a MacOS.
-		Žádné upgrady.
-		Žádná podpora zákazníků.
-		Finančně nákladná aktualizace a nový upgrade.

Kdo by si měl zakoupit Office 2019?

Přestože si může Office 2019 zakoupit kdokoli, byla tato verze navržena pro komerční zákazníky s objemovými licencemi, kteří nejsou připraveni přejít do cloudového prostředí a verze online kanceláře nebo mají specifické požadavky na používání sady Office aplikací.

Pokud dáváte přednost tradičním zážitkům a jste pravidelným uživatelem Office pak je to stále dobrá volba. Pokud plánujete instalaci sady Office na jedno zařízení, nelpíte na nových funkcích nebo nejste připraveni začít používat cloudové prostředí a jeho aplikace, pak také zvolte tuto variantu.

Pokud si zakoupíte tuto verzi Office získáváte licenci pro jeden počítač nebo Mac. Jedná se o cestu jednorázového nákupu a aplikace sady Office si můžete nainstalovat také do všech svých mobilních zařízení, s tím, že získáváte pouze některé základní funkce.

Office 2019 má dvě varianty „Office pro domácnosti a studenty 2019“ a „Office pro domácnosti a podnikatele 2019“, a jejich cena je obvykle 2.500 CZK bez DPH a 6.000 CZK bez DPH za zařízení. Aplikace „Office pro domácnosti a studenty 2019“ je dodávána s aplikacemi Word, Excel a PowerPoint, zatímco „Office pro domácnosti a podnikatele 2019“ zahrnuje aplikace Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote.

Zvažte také, že na rozdíl od předchozích trvalých verzí je Office 2019 podporována pouze na zařízeních se systémem Windows 10. Pokud zakupujete nejaktuálnější verzi sady Office a stále používáte Windows 8.1 nebo Windows 7, je třeba si zakoupit předplatné sady Microsoft 365 nebo upgradovat svůj Windows na Windows 10.

Kdo by si měl zakoupit Microsoft 365?

Pokud chcete přejít do cloudového prostředí, mít svou online kancelář a chcete začít využívat i další aplikace, ne jen standardní Office programy, pak je pro vás nákup Microsoft 365 tou nejlepší volbou. Navíc máte zajištěnou kontinuitu aktualizací a upgradů za nízkou cenu. Rovněž získáte přístup ke všem aplikacím, které můžete nainstalovat do všech svých zařízení, včetně zařízení se systémem Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 a MacOS.

Na výběr máte navíc z několika plánů, mezi kterými si vyberete ten, který je pro vás a kolegy vhodný. Jak vybrat správné licence Microsoft 365 se dozvíte v tomto našem článku. Vybírat můžete mezi licencí „Microsoft 365 Business“ a „Microsoft 365 Business Premium“. Měsíční předplatné Microsoft 365 Business se pohybuje kolem 227 CZK bez DPH za uživatele, a Microsoft 365 Business Premium kolem 271 CZK bez DPH za uživatele. Microsoft 365 si můžete předplatit i na rok, cena za licenci potom vyjde levněji. Veškerý přehled cen najdete v našem obchodě, kde si licence také můžete ihned zakoupit.

Společnost Microsoft dokonce nabízí bezplatný plán předplatného pro studenty a učitele používající platnou e-mailovou adresu školy. Pomocí této služby získáte zdarma přístup k aplikacím Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Microsoft Teams a dalším školním nástrojům.

A jaký je závěr?

Vše tedy nakonec záleží na vašich požadavcích. Pokud budete aplikace používat po dlouhou dobu, je nejlepší volbou zakoupení předplatného sady Microsoft 365, protože získáte plný přístup ke všem aplikacím a výhodám s nízkými náklady na vlastnictví. My doporučujeme jít cestou předplatného.

Rozhodnutí však záleží na vás, od toho jsme pro vás tento článek dali dohromady. Kdybyste i tak stále váhali a chyběly vám některé informace, neváhejte se na nás obrátit. Můžete nám napsat do chatu nebo nás kontaktovat na do365@cloudforce.cz