SCHVALOVÁNÍ DOKLADŮ V TÝMU MS TEAMS
Aplikace pro snadné řízení procesu schvalování interních dokladů. Díky aplikaci budete mít přehled nad jednotlivými schvalovacími procesy, budete mít přehlednou evidenci požadavků již schválených, v procesu a zamítnutých.
Aplikace je vhodná pro zaměstnance, kteří mají doklady na starost a pro vedoucí, kteří chtějí mít kontrolu nad stavy schválení všech dokladů, které se týkají jejich oddělení.
Aplikace je vytvořena v MS Teams a proto je určena výhradně k instalaci do vámi určeného týmu. Aplikace má tu výhodu, že do ni mohou vstupovat i externí uživatelé bez licence MS Teams a mohou být do procesu schvalování také zapojeni.
VÝHODY
- Jednoduché, intuitivní ovládání
- Možnost zapojit do procesu více schvalovatelů, včetně externích uživatelů/schvalovatelů
- Aplikace je určena výhradně k instalaci do jakéhokoli týmu MS Teams
- Do aplikace mohou vstupovat externí schvalovatelé/uživatelé – pokud tuto funkcionalitu nepotřebujete mohla by se vám také líbit naše aplikace: Schvalování dokladů na SharePointu
- Možnost tvorby nové žádosti pro schválení rovnou z emailu, díky napojení na emailovou schránku
PŘEDSTAVENÍ APLIKACE
V aplikaci lze schvalovat různé typy dokladů – nabídky, objednávky, smlouvy, faktury, ostatní doklady.
Aplikaci může administrátor snadno přizpůsobit interním procesům vaší firmy. Zadává typy dokladů, které potřebujete interně schvalovat a jména obchodních partnerů. Dále má možnost přehledně nastavit schvalovací řetězce pro jednotlivé typy dokladů a hierarchii uživatelů v nich.
SCHVALOVACÍ PROCES NA PŘÍKLADU FAKTURY
Pro zadání požadavku na schválení faktury uživatel klikne na tlačítko Nová a může začít vyplňovat žádost. Ke každému dokladu je možné zadat veškeré potřebné údaje – předmět, vybrat typ dokladu a partnera, číslo dokladu, částku včetně DPH, popis a přidat přílohu.
Po kliknutí na „uložit a odeslat“ se schvalovací proces rozběhne a odešle se automaticky email na 1. schvalovatele, dle nastavené hierarchie schvalování pro daný typ dokladu – v našem ukázkovém případě pro fakturu do 100.000,-.
Schvalovatelé mohou žádost o proplacení faktury schválit či zamítnout společně s komentářem.
Pokud má schvalování více schvalovatelů, posouvá se schválení na dalšího, dokud doklad neschválí všichni potřební schvalovatelé.
Uživatel, který má danou žádost schvalovat dostane automaticky email, ze kterého se proklikne do aplikace přímo na žádost a tam může s komentářem schválit/odmítnout.
V aplikaci najdete přehled všech stavů schvalování. Poznáte tedy ihned, na kom schvalovací proces stojí, kdo je ve schvalování na řadě nebo zda již bylo schváleno. Pokud je schvalovatel např. na dovolené, může doklady schválit jeho zástupce.
TVORBA NOVÉ ŽÁDOSTI Z EMAILU
Novou žádost na schválení faktury lze vygenerovat také přímo z konkrétního emailu, na který je pak žádost napojena a schvalovatel má pak možnost nastudovat si všechny příslušné informace včetně přiloženého emailu.
Do aplikace si můžete napojit na příklad emailovou schránku, kam vám chodí faktury. Přímo v aplikaci pak zobrazíte email se zaslanou fakturou, automaticky se předvyplní předmět žádosti, zadavatel doplní další potřebné informace, žádost uloží a odešle. Tím se automaticky rozebíhá stejné kolečko jako při vytvoření klasické žádosti.
NENAŠLI JSTE APLIKACI, KTEROU HLEDÁTE?
Nenašli jste aplikaci, kterou hledáte nebo této konkrétní aplikaci něco chybí? Neváhejte se na nás obrátit! Víme, že aplikace ušitá na míru fiemním procesům urychlí a zpřehlední vaši práci. Proto nabízíme kompletní řešení, které zahrnuje nákup hotových aplikací, rozšíření stávajících aplikací či vytvoření zcela nových aplikací na míru.