KONTROLA, AUDIT, RYCHLÁ KONTROLA
Téměř každé podnikání vyžaduje ve svých pracovních procesech kontrolu. Aby vše fungovalo a mělo odpovídající kvalitu, je potřeba věci kontrolovat. Proto společnost Microsoft vyvinula aplikaci, kterou lze integrovat do MS Teams s názvem Inspection neboli Kontrola.
Tuto aplikaci si můžete nastavit tak, aby pokrývala kontroly ve vašem odvětví. Obsahuje totiž tři typy kontrol, které si můžete snadno nakonfigurovat tak, aby odpovídaly vašim kontrolním procesům a seděly na kontrolované věci a prostředí.
Zde je pár tipů od nás, pro jaká všechna odvětví je tato aplikace užitečná:
VÝHODY
- Jednoduché přizpůsobení aplikace pro vaše kontrolní procesy
- Několik možností kontrol
- Jednoduchá definice kontrolních formulářů
- Přidělování úkolů pověřeným osobám v průběhu kontroly
- Okamžitý report z kontroly pověřené osobě
- Přehledné uzavření kontrolního procesu
- Přehledný celkový report z prováděných kontrol
- Máme pro vás český překlad této aplikace
NASTAVENÍ APLIKACE DLE VAŠICH PROCESŮ
Aplikace vám bude fungovat a sloužit tak, jak si ji nakonfigurujete. V části pro konfiguraci si nastavíte, který typ kontroly je vhodný pro vaše pracovní procesy a typ podnikání.
Dále si nastavíte položky, které budou kontrolovány a jejich kategorie. Což v případě maloobchodu může být Obchod a jeho oddělení, v případě vozového parku např. Automobil a typ automobilu atd.
Poté si určíte jednotlivé kategorie, pokud zůstaneme u maloobchodu, je to např. Ovoce, zelenina, oděvy, hračky atd.
Po nastavení kategorií už zbývá jen vytvořit kontrolní formuláře, podle kterých budou kontroloři provádět procházku po obchodě, kontrolu nebo audit.
Tvorba kontrolních formulářů je intuitivní a rychlá. Formulář může obsahovat obrázky, instrukce a možnosti pro zaškrtnutí splnění/nesplnění kontrolního úkolu.
PROVÁDĚNÍ KONTROLY
Kontrolor pak postupuje podle vytvořených kontrolních formulářů. K provádění kontroly mu stačí jakékoli přenosné zařízení (telefon, tablet), které má v průběhu kontroly u sebe, a na kterém vyplňuje jednotlivé kontrolované body.
Námi uvedený příklad vychází ze scénáře maloobchodu, kdy zaměstnanci maloobchodu kontrolují části prodejny před otevřením nebo uzavřením pro daný den.
Zaměstnanec kontrolující jednotlivé položky kontrolního seznamu klikne na tlačítko splnění/nesplnění. Může k danému bodu zadat poznámku, přidat fotografii, nebo jinou přílohu, okamžitě zadat úkol a ten přidělit konkrétní osobě/osobám.
Po splnění všech kontrolních bodů může zaměstnanec celý proces kontroly ještě jednou zkontrolovat a poté uložit.
Z provedené kontroly vznikne report, který dále zpracovává další pověřená osoba, aby co nejrychleji došlo k odstranění nalezených chyb.
UKONČENÍ KONTROLY
Provedenou kontrolu je tedy třeba uzavřít. Zaměstnanec, který má uzavření kontrol na starosti, dle zjištěných informací z provedené kontroly provede potřebná opatření, aby mohl kontrolu uzavřít a byly splněny všechny úkoly a požadavky, které z kontroly vznikly.
Pro uzavření kontroly aplikace nabízí několik statusů vedoucích k jejímu uzavření. Díky těmto statusům se zaměstnanec orientuje v tom v jaké fázi se uzavření nachází.
Na základě reportovaných problémů z kontroly může vedoucí oddělení rychle zajistit nápravu. Informace z provedené kontroly vidí okamžitě ve své aplikaci a může ihned začít řešit vše, co nebylo zaměstnanci z týmu splněno.
V případě, že byly v průběhu kontroly rozdány úkoly, tyto úkoly se propsaly do Planneru, kde k nim zaměstnanci jimž byly úkoly přiděleny mohou opět přidat poznámku, fotografii a změnit status.
Pro vyhodnocení rychlosti prováděných kontrol obsahuje aplikace i přehledný report o prováděných kontrolách, ze kterého vedoucí pracovníci mohou vyčíst mnoho užitečných informací.
KONTROLA V ČESKÉM JAZYCE
Aplikace Inspection je v základní verzi bohužel jen v anglickém jazyce. My vám přinášíme její český překlad.
Pokud chcete aplikaci Kontroly v českém jazyce, můžete si českou verzi této aplikace zakoupit od nás. Lépe se v aplikaci zorientujete a její používání bude pro vaše zaměstnance pohodlnější.