Pracovní dny od 8 do 16 hodin
Blog
Praktické příklady promptů, které fungují a co zatím Microsoft 365 Copilot nedokáže
Microsoft 365 Copilot se každým dnem vyvíjí a co neumí dnes, může umět za pár měsíců. Jaké zajímavé funkce nyní Copilot má? Co naopak neumí? Pracujete s Copilotem už nějaký ten pátek a zjišťujete, že vás některé jeho funkce zlobí, ale potřebujete je využívat?
V dnešním článku najdete odpovědi na otázky související s funkcemi Copilota, se kterými se na nás často obracíte a my jsme si na ně blíže posvítili. Představíme vám také tipy a triky, díky kterým bude promptování hladší.
Outlook
Jak nejlépe napsat koncept e-mailu v Outlooku?
Copilot v Outlooku umí jedním kliknutím spolehlivě shrnout celé e-mailové vlákno, naplánovat nepřítomnost, vytvořit koncept e-mailu... Mnohdy ale k tělu e-mailu nepřidá oslovení ani rozloučení. Jak výzvu napsat tak, aby ani tyto důležité části nevynechal? Při formulování výzvy buďte konkrétní a napište, komu přesně je e-mail určen. Můžete uvést i jméno adresáta.
Druhou možností, jak přidat oslovení do e-mailu, je vložení návodné věty k samotné výzvě, například: “Jako součást emailu uveď v prvním řádku oslovení a poté pokračuj až na třetím řádku.”
Výzva pak může vypadat takto:
V případě, že Copilot vygeneruje oslovení v nesprávném tvaru “Dobrý den, pane Novák” místo “Dobrý den, pane Nováku”, použijte tlačítko “Vygenerovat znovu”.
Jak jednoduše přenést data z e-mailu do tabulky?
Určitě se vám občas stává, že obdržíte e-mail se seznamem informací, které nejsou uspořádané v tabulce. Vy pak tyto informace musíte složitě vyzobávat či se učit nové funkce Excelu, jak naformátovat obdobná data.
Copilot umí vizualizovat data do tabulky předdefinovanou výzvou ve Wordu. Abychom nemuseli data do Wordu kopírovat, nejjednodušší způsob je spustit Copilota přímo v Outlooku a zadat mu výzvu, aby text z e-mailu převedl to tabulky. Pro přesnost doporučujeme uvést přímo názvy sloupců, které požadujete. Výslednou tabulku stačí zkopírovat a vložit do Excelu či na místo, kam potřebujete.
Microsoft Teams
Jak mám najít konkrétní informaci v chatu MS Teams s kolegou?
Je známé, že Microsoft 365 Copilot v MS Teams zvládne shrnout schůzku, chat s kolegou, dění za uplynulé časové období… Málokdo ale ví, že lze místo scrollování v chatu použít vyhledávání s Copilotem. Otevřete si konkrétní chat s MS Teams, spusťte Copilota a ptejte se stejně, jako byste se ptali kolegy. Důležité pro tento způsob vyhledávání je zahrnout do otázky klíčová slova, ptát se v souvislých větách a k dokonalosti lze prompt dovést tím, že zmíníte časové období, ve kterém jste toto téma probírali. Například: “Hledej v chatech za září”. Abychom si ověřili odpověď Copilota, postačí kliknout na ikonku čísla v odpovědi a ta vás dostane přímo ke zdroji.
Oproti vyhledávání přes klávesovou zkratku CTRL+F je vyhledávání přes chat Copilota příjemnější v tom, že si nemusím pamatovat přesné slovo, které bylo v chatu použito. Způsob vyhledávání přes CTRL+F totiž nachází pouze shodná slova, potažmo písmena.
Microsoft 365 Copilot Business Chat
Copilot pracuje s firemními daty, ke kterým mám jako uživatel přístup. Prohledává i data na webu?
Aby Microsoft 365 Copilot pracoval s aktuálními daty na webu, je potřeba ho o tyto informace rozšířit. K tomu slouží takzvané moduly Plug-in. Plug-in je software, který nepracuje samostatně, ale jako doplněk přizpůsobený potřebám ve firmě, který spravuje správce IT. Rozšíření o data z webu aktivujete kliknutím na ikonu “Spravovat odpovědi Copilota” a zapnutím pole “Web content”.
Microsoft Word
Lze porovnávat dokumenty ve Wordu?
Copilot ve Wordu bez problému zvládá vytvářet dokumenty, čerpat informace z jiných dokumentů, vašich e-mailů a chatů. Upravit formátování, dělat shrnutí textu, vizualizovat data do tabulek a mnohé další. V současné době ale neumí zpracovat výzvy, ve kterých se odkazuje na více dokumentů zároveň. Typickým příkladem bude výzva, ve které chcete porovnat obsah dvou souborů.
Místo Copilota ve Wordu se v tomto případě obraťte na Copilota v Business Chatu na https://www.office.com/chat/, který dokáže pracovat s vícero dokumenty najednou.
Nově také přibyla funkce porovnání dokumentů na OneDrive. Není potřeba vymýšlet složité výzvy, ale porovnání provedete jedním kliknutím. Výsledkem je přehledná tabulka. Kromě této funkce můžete klást otázky pomocí promptů a doptávat se přímo v chatu na obsah a podrobnosti vašich dokumentů.
Microsoft také přichází s novinkou ze světa AI – agenty Copilotu. Agenty Copilotu vám představíme ve článku, který vyjde začátkem prosince. Máte se na co těšit!
Microsoft PowerPoint
Jak zajistit, aby Copilot zachoval template firemní prezentace v PowerPointu?
Copilot spolehlivě vytváří prezentace. Vytvoří obsah v případě, že znáte pouze téma prezentace a potřebujete první návrh. Zároveň ho můžete použít, když potřebujete vytvořit prezentaci na určité téma, které už máte zpracované například v dokumentu ve Wordu.
Co ale udělat, když ve firmě používáte jednotný template pro prezentace? Stačí jednoduše otevřít PowerPoint a vybrat šablonu, kterou chcete použít. Díky tomuto kroku se otevře prázdná prezentace z šablony a bude tak zachováno veškeré přednastavené formátování. Pak už jen napište výzvu, jak jste zvyklí.
Stejný postup můžete aplikovat i při práci s dokumenty ve Wordu.
Zajímá vás víc ze světa Copilotu? Přečtěte si náš článek o Prompt engineeringu.
Naši kolegové pořádají pravidelná školení Microsoft 365 Copilotu a můžeme se také domluvit na individuálním školení na míru. V případě zájmu nás kontaktujte přes kontaktní formulář.
