Copilot, Microsoft 365

Copilot: 7 kroků před jeho zavedením

Microsoft 365 Copilot může být pro vaši firmu velmi užitečným nástrojem při plnění každodenních pracovních úkolů. Umělá inteligence vyhledává ve vašich firemních datech a na základě vyhledaných dat vytváří odpovědi.

Z toho vyplývá několik dalších aspektů, které je dobré před zavedením tohoto nástroje naplnit:

  • zkontrolovat, zda jsou správně nastavená práva zejména k souborům na vašem SharePointu, protože platí, že Microsoft 365 Copilot najde informace z dat, ke kterým má uživatel, který ho spouštěl, přístup.
  • ověřit si, že máte historické soubory archivované či opatřené metadaty tak, aby Copilot nepracoval se soubory, které již nejsou platné.

Pro menší a střední organizace je adaptace na Copilot pro Microsoft 365 proces, který zahrnuje několik klíčových kroků, které vám představíme v tomto článku.

Přípravná fáze

Krok č. 1: Ověřte předpoklady pro Microsoft 365 Copilot

Licence Microsoft 365 Copilot je dostupná jako doplňková licence, což v praxi znamená, že předpokladem pro používání Copilota je mít aktivovanou jednu z licencí Microsoftu. Kompletní seznam s licenčními požadavky zveřejňuje Microsoft na stránkách Microsoft Learn. Jsou to například tyto běžně používané licence.

Copilot nám pomáhá, mimo jiné, při práci v office programech, jako je MS Word, Excel, PowerPoint, ale i Outlook a další, a proto doporučujeme je před samotnou implementací aktualizovat a dostupné aktualizace pravidelně přijímat, abyste mohli pracovat s těmi nejnovějšími funkcemi.

Pokud ještě nepoužíváte dvoufázové ověření, nyní je čas to napravit a ověření nastavit u všech uživatelů.

Krok č. 2: Připravte svá data pro vyhledávání

Microsoft 365 Copilot vyhledává informace v dokumentech, ke kterým má uživatel s licencí přístup. Abychom předešli tomu, že díky Copilotu uživatel zjistí, že vlastně vidí i tam, kam by vidět neměl, je důležité zkontrolovat práva k souborům a nastavit je tak, aby se k citlivým dokumentům dostali pouze příslušní uživatelé. Když přístupy nastavíte na začátku, přirozeně se může stát, že uživatelé budou i poté sdílet dokumenty a nedopatřením udělí přístupy internímu či externímu uživateli, pro jehož oči není dokument určen. Proto je dobré práva kontrolovat na pravidelné bázi a omezit tak sdílení citlivých obchodních či osobních dat o zaměstnancích.

Uveďme si příklad:

Zvědavý zaměstnanec by rád zjistil, jakou mzdu má jeho šéf. Napíše-li výzvu s tímto dotazem, Copilot mu odpoví, ledaže nemá omezený přístup k tomuto dokumentu. Bez Copilota by pravděpodobně na tuto informaci jen tak nenarazil.

Krok č. 3: Identifikujte bezpečnostní funkce Microsoftu 365 a připravte data pro správnou funkci Copilota

Kromě kontroly a nastavení přístupů je pro správné fungování Copilota důležité připravit svá data. Vyčistěte zastaralé a nadbytečné materiály včetně chatů a e-mailů. Snažte se udržovat pouze nejnovější verze vašich dokumentů. Konečná verze by měla jasně indikovat, že se jedná o nejnovější, a pokud je to možné, historický obsah archivujte.

K čemu vlastně je SharePoint jsme psali ve starším článku.

Třídění dokumentů na SharePointu

Dostáváme se ke kroku, který nemálo firem pálí, a to je pořádek v třídění dokumentů. Představme si situaci, kdy potřebuji najít dokument a nevím, kde je uložený. S Copilotem lze soubor vyhledat zadáním jednoduché výzvy. Ovšem i pro něj, stejně jako pro každého zaměstnance, je pro vyhledávání informací jednodušší, když jsou materiály logicky tříděny do složek a webů. Strukturujte proto své soubory, e-maily a stránky promyšleně a opatřete je metadaty. V knihovně dokumentů ukládejte marketingové materiály do složky “Marketing”, personální dokumenty do “HR” a veďte složky i při nižších úrovních. Pokud vytvoříte logickou strukturu složek, správně pojmenovaných a materiály nebudou uloženy na náhodných místech, bude se vám i Copilotovi pracovat mnohem snáze.

Přemýšlejte i nad tím, jak soubory pojmenovávat a názvy souborů standardizujte.

Pokud Vám nevyhovuje používat SharePoint v prohlížeči, můžete soubory synchronizovat, mrkněte sem 🙂

Adaptace

Krok č. 4: Přiřaďte licence Copilota vybraným uživatelům a sdílejte mezi sebou poznatky

Nyní máme data připravená a můžeme se pustit do fáze adaptace.

K zpřístupnění Copilotu pro Microsoft 365 je potřeba přiřadit licence vybraným uživatelům. Licence Microsoft 365 Copilot se dá jednoduše předávat mezi uživateli a promptování si tak může vyzkoušet více zaměstnanců.

Proč doporučujeme nejprve zakoupit licence pro vybrané uživatele? Na základě jejich zkušeností můžete optimalizovat konfigurace před nasazením do celé firmy.  Ideálním postupem je zvolit jedince či menší tým, který se s Copilotem naučí a dále bude své zkušenosti sdílet s kolegy.

Krok č. 5: Připravte si scénáře a prompty pro použití v jednotlivých rolích/odděleních

Existují obecně použitelné výzvy, které pravděpodobně využije každý nehledě na oddělení či pozici, na které pracuje. Shrnout dění na poradě, vyhledat informaci v chatu či napsat koncept e-mailu jsou prompty, které vám pomohou urychlit každodenní rutinní záležitosti, ovšem Copilota můžeme používat i při odborné práci napříč odděleními. Obdobné prompty shromažďujte a sdílejte je s kolegy.

Copilot výzvy

Krok č. 6: Přiřaďte licence všem uživatelům a provádějte pravidelná školení

Po minulých krocích budete připraveni na implementaci Copilota do celé firmy. Myslete na to, že někomu bude trvat naučit se s Copilotem déle. Nezapomínejte proto na pravidelná školení, abyste zajistili, že budou uživatelé Copilotovi rozumět a pravidelně ho používat. Získávejte od uživatelů zpětnou vazbu a reagujte na jejich potřeby.

Rádi vám s tímto krokem pomůžeme a vaše uživatele zaškolíme. Budete-li mít o školení na míru zájem, vyplňte kontaktní formulář a my se vám ozveme.

Rozvoj

Krok č. 7: Sledujte novinky ve světě Copilota a zaškolujte své uživatele

Jako každý nástroj Microsoftu se i Copilot neustále vyvíjí. To, co neumí dnes, může být za rok úplně jinak. Nové funkce neustále přibývají a pokud se s Copilotem naučíte komunikovat takto na začátku, bude pro vás přirozené změny sledovat a aplikovat je v každodenní práci. Časem určitě zjistíte, jak vám Copilot šetří čas a můžete se tak věnovat důležitým úkolům.

Napsat komentář