Pracovní dny od 8 do 16 hodin
Blog
Synchronizace ze SharePointu vs Přidání zástupce
Synchronizace nebo zástupce? V tomto článku se společně podíváme na rozdíly mezi klasickou synchronizací na SharePointu a přidáním zástupce složky na OneDrive. Obě tyto funkce vám umožní přistupovat k vašim firemním dokumentům přímo z vašeho počítače, což vám ušetří čas s otevíráním souborů z MS Teams či přímo ze SharePointu. Soubory z webů, kam chodíte nejčastěji, můžete pomocí jedné či druhé funkce zrcadlit přímo k vám. Pokud byste potřebovali asistenci s nastavením, můžete si naše konzultace snadno objednat na webu.
Co je to synchronizace ze SharePointu?
Mnoho uživatelů přistupuje ke svým firemním souborům raději přímo ze synchronizovaného složky v PC než online přes SharePoint (případně z MS Teams za předpokladu, že máte web založený jako týmový).
Synchronizaci můžete jednoduše spustit přímo ze SharePointu, když se nachází v dané knihovně dokumentů, kterou chcete zrcadlit do vašeho PC. Je třeba zvolit přímo tlačítko Synchronizovat.
Do PC se vám poté přidá další složka do synchronizovaného klienta s názvem vaší organizace. Díky tomu můžete synchronizovat celou knihovnu dokumentů a přistupovat k souborům z pohodlí vašeho Průzkumníka Windows nebo z Finderu na Macu.
Synchronizaci můžete samozřejmě spustit i z MS Teams, kde toto tlačítko v souborech najdete také. Funkce je zcela totožná a záleží tedy na vás, jestli budete synchronizovat z MS Teams či ze SharePointu.
Co je to přidání zástupce na OneDrive?
Na tuto funkci můžete narazit v knihovnách dokumentů na SharePointu. Nachází se hned vedle tlačítka synchronizovat. Tato funkce vám umožní vytvořit záložku v rámci knihovny dokumentů nebo celé knihovny na váš OneDrive (a díky tomu je zástupce dostupný ve vaší aplikaci OneDrive).
K samotným souborům nelze přidávat zástupce.
Po přidání zástupce jej můžete najít přímo na vašem OneDrive – knihovna dokumentů se jmenuje Zaměstnanci (můžete si všimnout, že se tu nenachází název webu, ze kterého synchronizujeme).
Složka, kterou jste si přidali do záložek, se zobrazuje vedle běžných složek, které máte na OneDrive. U těch, které byly přidány do záložek ze služby SharePoint, se zobrazí ikona odkazu.
KLADY A ZÁPORY ZÁSTUPCE
+
- Vytvoří hypertextový odkaz nebo záložku na knihovnu dokumentů, díky tomu můžete přistupovat k těmto souborům/složkám na jakémkoli zařízení, kde OneDrive používáte. Zástupce se vám přidá na všechny zařízení, kde jste k OneDrive přihlášeni.
- Tato možnost vám nezabírá žádné místo v úložišti vašeho PC.
- Záložku si můžete jakkoli přejmenovat, aby se vám lépe identifikovala (tato změna se na SharePointu neprojeví, za předpokladu, že neupravíte název složek uvnitř zástupce).
–
- Pro přístup k souborům potřebujete připojení k internetu tzn. že nemůžete pracovat Offline s tímto zástupcem.
KLADY A ZÁPORY SYNCHRONIZACE
+
- Dostupnost souborů Offline (za předpokladu, že si to u konkrétního souboru/složky nastavíte).
- Automatická synchronizace veškerých změn provedených Offline se po připojení k internetu automaticky aktualizuje.
–
- Synchronizace velkých knihoven může zabrat místní úložiště a ovlivnit výkon vašeho zařízení.
- Pokud ve stejném souboru pracuje Offline více uživatelů, může to vést ke konfliktům, které se následně musí vyřešit.
Synchronizace nebo Zástupce?
Vždycky je třeba zvážit individuální potřeby uživatelů. Obecně platí, že pokud vaše knihovna obsahuje velké množství souborů, které by zaplnily váš PC, tak doporučujeme využít zástupce. Synchronizace dokumentů vyžaduje další hardware, pokud synchronizujete velké množství dokumentů. Doporučujeme spouštět synchronizaci pouze na důvěryhodných zařízení.
Limity OneDrive i SharePointu
- nemůžete nahrávat soubory větší než 250 GB, při práci s velkými mediálními či jinými soubory je třeba na tento limit myslet
- omezená maximální délka cest k souborům a složkám, která činí 400 znaků pro URL souboru
- kromě toho platí, že každý segment cesty nemůže být delší než 255 znaků kvůli omezením operačního systému
- některé znaky v názvech souborů nejsou podporované a při pokusu o nahrání obdržíte chybovou hlášku, jedná se zejména o tyto znaky “ * : < > ? / \ |
- omezení synchronizace a kopírování – při používání OneDrive můžete najednou zkopírovat pouze 2 500 souborů.
OneDrive dokáže synchronizovat maximálně 300 000 souborů
- přes vaše cloudové úložiště (z naší zkušenosti víme, že OneDrive se chová nestandardně již při synchronizaci nad 100 000 souborů) a celkový limit úložiště na všech synchronizovaných zařízeních je 5 TB (v závislosti na druhu přiřazené licenci u uživatele)
- omezené verzování dokumentů – SharePoint uchovává pouze 500 verzí dokumentu (opět v závislosti na druhu licencí)
- pro obrázky a soubory větší než 100 MB se negenerují žádné náhledy a náhledy v PDF
- limit sdílení: 50 000 položek, které lze sdílet ve složce a libovolných podsložkách
Více se o limitacích můžete dočíst přímo na stránkách Microsoftu.
