Pracovní dny od 8 do 16 hodin
Blog
SharePoint – 7 podzimních novinek
SharePoint má před sebou další řadu nových funkcí – některé z nich už můžete otestovat ve svém prostředí, některé budou dostupné do konce roku 2024. Řadu zajímavých funkcí můžeme přivítat přímo v části stránek a příspěvků, které jsou hojně využívány na firemních intranetech.
1. Návrhy designu SharePoint
Při tvorbě jednotlivých stránek/příspěvků můžete využít funkci návrhu grafického designu, kterou najdete vpravo na stránce. Návrh designu, který je založený na umělé inteligenci a slouží pro zlepšení struktury vašeho obsahu, se generuje pro jednotlivé oddíly včetně návrhů obrázků.
Nová funkce v Microsoft 365 přináší návrhy rozvržení, pozadí, formátování textu a webových částí obrázků, které vylepší vzhled vaší stránky nebo příspěvku. Na základě obsahu automaticky doporučí úpravy včetně základního formátování, které podpoří celkový vizuální dojem. Autor pak může jednoduše prozkoumat různé návrhy a aplikovat je jediným kliknutím.
Návrh designu je prozatím možné použít pouze pro oddíly, které obsahují obrázky a text, jiné webové části prozatím nejsou podporovány.
2. Vytvořeno pro email
Při přidávání webových částí do příspěvků si můžete všimnout sekce s názvem Vytvořeno pro e-mail. V této oblasti jsou zobrazeny veškeré prvky, které uživatelé poté následně v pořádku přečtou pouze v emailu bez nutnosti přechodu na web na SharePointu.
Tato funkce se již na SharePointu nachází nějakou dobu, novinkou ovšem je, že u všech příspěvků (nikoliv pouze nových) máte možnost příspěvek odeslat emailem. Do pole komu zvolte nejlépe skupinu Microsoft 365, případně distribuční seznam a informujte své kolegy o novém příspěvku na webu.
3. Redakční karta
Jedná se o novou webovou část, která by měla být zavedena koncem tohoto roku. K čemu bude sloužit? Tento kontejner umožní ruční vytváření přizpůsobené vašim potřebám a vytváření poutavého obsahu, který upoutá pozornost diváků. Na bližší informace k této webové části se musíme ještě nechat překvapit.
4. SharePoint aneb Microsoft Lists – metoda „drag and drop“
Snadno uspořádejte svůj seznam přetažením položek do vlastního pořadí řazení. Položky můžete přetahovat po jednom či po více. Vaše vlastní řazení je uloženo v celém seznamu a do režimu vlastního řazení se můžete kdykoli přepnout kliknutím na Vlastní řazení. Tato funkce je všestranná a podporuje změnu pořadí v různých zobrazeních, včetně zobrazení galerie. Ať už položky seskupujete nebo filtrujete, můžete je snadno změnit tak, aby vyhovovaly vašim potřebám.
5. SharePoint aneb Microsoft Lists – Formuláře
Využíváte nové prostředí formulářů v Microsoft Lists?
Díky modernímu designu lze formuláře seznamů rychle vytvářet a sdílet prostřednictvím odkazu s kýmkoliv ve vaší organizaci. Všechny odeslané odpovědi se okamžitě objeví jako nové položky seznamu, které následně můžete formátovat, komentovat či automatizovat.
K čemu takové seznamy můžete využít?
Fungují velmi dobře pro sledování náboru, správu objednávek, registrace pro školení a mnohé další. Organizátor může vytvořit a spravovat i více formulářů pro stejné seznamy. Dále můžete upravovat i zobrazená pole ve formuláři (skrývat nepotřebná a nastavovat povinná).
Tlačítko formuláře je na SharePointu skryto pro uživatele, kteří nemají oprávnění seznam upravovat.
Novinky, které můžeme do konce roku očekávat, jsou tyto:
- Uživatelé seznamů se mohou přihlásit k odběru upozornění na nové odpovědi v jejich formulářích. Ve výchozím nastavení bude tato funkce vypnutá, ale spolupracovník formuláře může tuto funkci zapnout a obdržet e-mailové upozornění na každou novou odpověď v tomto formuláři.
- Vlastníci a spolupracovníci formulářů mohou naplánovat konkrétní data a časy pro zahájení a ukončení přijímání odpovědí. Formulář bude aktivní během určeného období a po dosažení plánovaného času ukončení automaticky přestane přijímat odpovědi.
- Uživatelé budou moci přidávat pole příloh, aby vylepšili své seznamy. Tato funkce umožní uživatelům nahrávat soubory přímo do formuláře, čímž poskytnou další kontext nebo potřebnou dokumentaci.
6. Správa vlastnictví webu
Zásady vlastnictví webu představují komplexní řešení pro efektivní správu potřeb vlastnictví všech webů SharePoint ve vašem prostředí. Pomůže vám definovat kritéria vlastnictví vaší organizace a identifikovat weby, které nejsou v souladu.
Předdefinovanou skupinu uživatelů podle vašeho výběru můžete dále upozornit, aby našli dalšího nejlepšího vlastníka nebo správce webu. Můžete si také zvolit automatizaci akcí na webech, které zůstanou bez vlastníka déle než 3 měsíce, abyste předešli riziku špatné správy dat.
7. Vylepšení limitů historie verzí knihovny dokumentů
Vlastníci knihoven dokumentů dnes mohou nastavit limity verzí založené na počtu úrovni jednotlivých knihoven dokumentů. S nadcházejícími změnami budou mít správci prostředí a stránek nebo vlastníci knihoven dokumentů dvě nastavení historie verzí:
- Automatický režim, který inteligentně ukončí platnost nové a stávající verze na základě jejich stáří a pravděpodobnosti obnovení a
- Ruční režim, který umožní správcům nastavit vypršení platnosti verze na základě času a limity počtu nových a stávajících verzí.
Tyto ovládací prvky umožní správcům nastavit vhodnou úroveň obnovitelnosti a auditovatelnosti pro jejich organizaci vyváženou s ohledem na využití úložiště. Limity a správa historie verzí se vztahují také na OneDrive pro firmy.
