Proč do firmy pořídit Microsoft 365?

Co to vlastně je ten Microsoft 365? Všichni o tom mluví a nikdo nám jednoduše nevysvětlí k čemu je to vlastně dobré! To slýcháváme často. Proto si to pojďme jednoduše shrnout. M365 je totiž něco, co začnete používat a řeknete si: „Sakra! To kdybychom používali už dávno, byl by teď firemní život úplně jinde a všechno by bylo jednodušší!“ Nebojte! Ještě není pozdě!

M365 si můžete představit jako balíček produktů. Existují 4 druhy těchto balíčků, které se liší obsahem. A to proto, aby si každý mohl vybrat balíček, který mu vyhovuje a neplatil zbytečně za to, co nevyužije. To znamená, že každému zaměstnanci ve firmě může být přidělen jiný balíček. Všechny balíčky jsou spolu kompatibilní. 

A teď si pojďme shrnout, co dostanete po rozbalení těchto M365 balíčků. Až dočtete tenhle článek, vsadíme se, že si budete chtít M365 rozbalit ještě dnes: 

1. Cloudové úložiště

Neboli místo na internetu, kam si ukládate veškeré soubory, fotografie, dokumenty, konverzace atd. a ke kterým můžete přistupovat odkudkoli, z jakéhokoli zařízení (počítače, telefonu nebo tabletu).

Tím pádem odpadá potřeba mít po ruce pameťový disk, flashku a hlavně není potřeba mít vlastní „železo“ neboli vlastní firemní servery. Vše je totiž uložené bezpečně „v cloudu“, tedy na serverech poskytovatele Microsoft.

Přístup odkudkoli

K dokumentům a souborům se dostanete z kanceláře, domova, dovolené, zkrátka odkudkoliv, kde je internet. Takže v dnešní době vlastně téměř ze všech koutů světa. Stačí k tomu přístup k počítači, telefonu nebo tabletu.

V dnešní době, kdy je home office běžná věc je tohle opravdu nepostradetelná výhoda. A velký posun v online spolupráci.

Automatické zálohování

Soubory jsou automaticky ukládány na servery v cloudu (tedy na servery poskytovatele Microsoft). A dokonce to funguje tak, že každá změna v souboru je okamžitě ukládána, takže se neztratí ani čárka (pracujete online). V případě poruchy počítače nebo ztráty zařízení se data neztratí. A obnovit předchozí verzi souboru je hračka.

Jednoduché sdílení a spolupráce

Sdílení dokumentů s kolegy i externími partnery (s právem čtení nebo úprav). Možnost spolupracovat na jednom dokumentu současně ve více lidech, v reálném čase (s tím, že je vidět, kdo jaké změny provádí a provedl). Žádné posílání nekonečného počtu verzí „navrh_final2_finalni_2025.docx“, všichni pracují v jednom aktuálním souboru.

Synchronizace mezi zařízeními

Co uložíte na jednom zařízení, je automaticky dostupné i na dalších. Lze pracovat na notebooku, pak pokračovat na mobilu nebo tabletu. Přijde vám to jako sci-fi? Je to tak!

Úspora místa na disku

Soubory se do počítače (a ostatních zařízení) ukládají tzv. „na vyžádání“ – vidíte je, ale fyzicky jsou v cloudu. Lokální disk není zahlcen dokumenty, které používáte jen občas.

2. Interní firemní komunikaci a spolupráci na jednom místě – odkudkoli, kdykoli

Jak funguje v M365 spolupráce online přímo v dokumentech jsme vysvětlili výše. Microsoft 365 však umí mnohem víc. Obsahuje službu (někdo si lépe představí pod pojmem program) MS Teams. Tato služba je vlastně místo, odkud se děje vše důležité. Můžete odsud komunikovat s kolegy, mít přehled nad projekty, uskutečnit online hovory a videokonference. Najdete zde vše k projektům a usnadní vám pracovní den. Vlastně celý pracovní život a to zejména proto, že sdružuje v podstatě vše, co je v M365, na jedno místo. Navíc do něj můžete integrovat desítky produktů třetích stran.

MS Teams je komplexní komunikační nástroj

• Chaty (čti „čety“) v reálném čase. Jednoduché psaní zpráv mezi jednotlivci i v rámci skupin. Možnost reagovat, citovat, sdílet soubory, používat emotikony, GIFy i formátovaný text.
• Videohovory a audiokonference. Možnost plánovat nebo okamžitě spustit schůzku s více účastníky, včetně externích uživatelů.
• Naplánované schůzky s kalendářem. Integrace s Outlookem umožňuje snadné plánování a přehled o kalendáři týmu.
• Spolupráce na dokumentech. Přímé vkládání a sdílení dokumentů (Word, Excel, PowerPoint, PDF aj.) do konverzací nebo záložek týmu.
• Společná editace dokumentů v reálném čase přímo v Teams – bez nutnosti otevírat další aplikace.
• Historie verzí a komentáře umožňují dohledatelnost změn.
• Týmové kanály a organizace práce. Kanály pro různá témata, projekty nebo oddělení – umožňují oddělenou, ale přehlednou komunikaci. Privátní kanály pro citlivější témata nebo menší pracovní skupiny. Teams funguje jako centrální pracoviště. Vše, co tým potřebuje, je dostupné z jednoho rozhraní.
• Možnost připnutí důležitých záložek (např. úkoly, sdílené soubory, webové odkazy).
• Integrace nástrojů Microsoft 365. Napojení na OneDrive, SharePoint, Outlook, Planner, To Do, Forms, Power Automate a další nástroje.
• Automatizace procesů pomocí Power Platform – např. notifikace, schvalovací workflowy, přehledy apod.
• Podpora externí spolupráce. Možnost přizvat externí hosty (např. klienty, dodavatele) k týmovým kanálům nebo schůzkám bez nutnosti mít účet Microsoft 365. Nastavení práv a zabezpečení přístupu podle potřeb organizace je samozřejmostí.
• Zvýšení produktivity a transparentnosti. Přehledná historie komunikace – vše zůstává dohledatelné.
• Uživatelé mají jasný přehled o aktivitách, úkolech i sdílených souborech.
• Mobilita a dostupnost. Aplikace MS Teams je dostupná pro Windows, macOS, iOS i Android. Takže můžete pracovat z jakéhokoliv zařízení.
• Výhodou je i offline režim pro čtení zpráv a poznámek, i když není dostupné připojení.

3. Externí komunikaci – odkudkoli, kdykoli

Pro emailovou komunikaci je v balíčku M365 Outlook. Jedná se o intuitivní a přehledné rozhraní, díky kterému budete mít emaily po ruce vždy, když budete potřebovat. Outlook má návic silnou integraci s ostatními službami z balíčku M365. Má přímé propojení s MS Teams, takže můžete spustit schůzku přímo z telefonu. Můžete vkládat a otevírat soubory z OneDrive nebo SharePointu bez nutnosti jejich stahování. Automaticky můžete přepínat mezi e-mailem, kalendářem, úkoly (To Do) a kontakty bez nutnosti opouštět okno prohlížeče. 

Nechybí ani kalendář a snadné vytváření a sdílení událostí nebo schůzek, včetně připojení k Teams je také samozřejmostí. Možnost zobrazit více kalendářů současně (např. týmový + osobní). Inteligentní návrhy času schůzek (na základě dostupnosti účastníků) a mnoho dalšího.

Podrobně emailovou komunikaci v M365 rozebírá tento náš článek, kde se dozvíte, proč mít emaily v M365.

4. Dostupnost služby 99,9 %

Společnost Microsoft poskytuje 99,9% záruku provozuschopnosti prostředí Microsoft 365. Služby, které potřebujete neustále využívat jsou tedy vždy dostupné a zabezpečené. Vy tak můžete soustředit vaše IT zdroje na důležitější projekty. Tím, že je M365 neustále dostupný je snadné ho během několika minut připravit pro nového zaměstnance a nastavit jej dle jeho preferencí, nad kterými bude mít kontrolu i samotný uživatel. 

5. Vždy aktuální a dle vašich potřeb

Jakmile jste v Microsoft 365 už se nikdy nemusíte starat o aktualizace. Ty probíhají automaticky. Pomáhají vaší organizaci být neustále produktivní díky rozšiřujícím se možnostem a novým funkcionalitám. Díky tomu máte také neustále zabezpečené prostředí a dostupné nejaktuálnější verze Office programů (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, MS Teams a další).

6. Office programy až na 5 zařízeních

Každý uživatel, který má balíček Microsoft 365 obsahující instalaci Office programů (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, MS Teams a další) má možnost si z prostředí O365 tyto programy nainstalovat až na 5 svých zařízení a to ať se jedná o platformu MAC či Windows. Pokud nevíte, které plány instalace Office programů obsahují podívejte se na tento náš článek, kde vše přehledně popisujeme.

Jak na instalaci a nastavení dalších úvodních věcí v Microsoft 365 vám prozradí tento náš balík návodů.

7. Vysoké zabezpečení

Microsoft 365  má v sobě robustní, vestavěné bezpečnostní funkce, které jsou zde zejména pro ochranu firemních dat a koncových uživatelů. Prostředí neobsahuje žádné reklamy. Neanalyzuje chování uživatelů, ani na základě údajů svých zákazníků nevytváří žádné reklamní produkty, marketingové kampaně či podklady pro vylepšování služby.

Všechna data patří zákazníkům. Každá firma ví, kde jsou její data uložena, kde jsou hlavní datová centra, kdo má k těmto datům přístup a za jakých okolností je možné k datům přistupovat. Microsoft Microsoft 365 je v souladu s prvotřídními průmyslovými standardy, včetně ISO 27001, ustanovení EU Model, HIPAA BAA a FISMA a je ověřena auditory třetích stran. Více o zabezpečení Microsoft 365 se dozvíte v tomto našem dokumentu.

Rozbaleno! Chcete vědět ještě víc?

M365 má ještě mnoho dalších funkcionalit a možností. Toto jsou však ty hlavní, které posouvají a mění firemní spolupráci na zcela jiný level. Další informace k M365, které shrnují podstatné informace, které by vás mohli zajímat se dozvíte v těchto našich článcích:

• 10 důvodů proč jít do Microsoft 365
• Proč mít emaily v Microsoft 365
• Proč firmy volí Microsoft 365 před Google Apps 
• Jak rozjet Microsoft 365

Čtení už vás nebaví?

Pokud už jste zahlceni psanými informacemi a rádi byste si o všem popovídali, jsme tu my. Ozvěte se nám a my vám rádi vše představíme osobně. Poradíme, které licence vybrat, co a jak nastavit a řekneme vám více o automatizaci a dalších aplikacích, které tento článek neobsáhl.