Pracovní den s Microsoft 365 Copilot – co skutečně zvládne za vás

Umělá inteligence se postupně stává běžnou součástí pracovního dne a pomáhá s úkoly, které dříve zabíraly hodiny. Pracovní návyky se s příchodem umělé inteligence postupně mění. Pracovní den a rutinní činosti už mohou probíhat jinak a rychleji – pokud víte, jak na to.

Pojďte se s námi podívat na pracovní den s Copilotem v Microsoft 365. Ukážeme vám jak by mohl vypadat typický den kancelářského pracovníka, který má Copilot k dispozici ve Wordu, Excelu, Outlooku, Teams i PowerPointu.

První věc, kterou všichni uděláme v práci jako první? Uvaříme si kávu nebo čaj!  Ani jedno za nás umělá inteligence neuvaří. Ale může nám pomoct hned s další činností, kterou děláme s kávou nebo čajem v ruce a tou je čtení a třídění emailů.

Po příchodu do práce na většinu z nás čeká v inboxu několik desítek nepřečtených e-mailů. Místo ručního procházení každé zprávy stačí otevřít Copilota v Outlooku a zadat prompt: „Shrň mi nepřečtené e-maily z dnešního rána do tří hlavních bodů.“

Během pár sekund dostanete přehled:

• důležitých požadavků od klientů,
• změny termínů schůzek,
• interní informace z projektů,
• případně další důležité informace na základě obsahu emailů.

Copilot zároveň navrhne odpovědi na nejdůležitější zprávy. Vy si je verifikujete, upravíte tón, doplníte potřebné detaily nebo drobně přeskládáte formulaci a e-maily odešlete.

Přínos:

• Rychlá orientace v inboxu a méně času stráveného čtením dlouhých zpráv.
• Ušetřený čas: 20 – 30 minut.

Za hodinu začíná projektová porada a vy nemáte připravenou ani čárku a dosud jste si nestihli nastudovat podklady ani informace od vašich kolegů. Copilot vám pomůže s přípravou.

Stačí otevřít Copilot a zadat prompt: „Shrň mi poslední komunikaci k projektu „Alfa“ a připrav mi informace a body k projednání na dnešní schůzku.“

Copilot projde e-maily, chaty i dokumenty a vytvoří:

• stručné shrnutí situace,
• seznam otevřených úkolů,
• návrh agendy.

Už nemusíte složitě dohledávat informace v různých aplikacích. Copilot projde prostředí M365 a najde všechny podklady k projektu.

Přínos:

• Rychlé nalezení a analýza podkladů.
• Ušetřený čas: 15 – 30 minut.

Velkou úlevu a možnost plně se soustředit na probíhající schůzku přináší Copilot v MS Teams. Pokud během online porady běží záznam a přepis schůzky, který zapne organizátor schůzky přímo v Teams, pak můžete vše nechat na Copilotovi, který průběh schůzky sleduje a zaznamenává. Tím odpadá role zapisovatele a starost o to, zda bude zapsáno vše podstatné.

Po skončení online porady pak stačí, do Copilot v MS Teams, zadat: „Vytvoř zápis ze schůzky a seznam akčních bodů podle odpovědných osob.“

Copilot automaticky připraví:

• shrnutí diskuse,
• seznam úkolů,
• termíny a odpovědné osoby.

Zápis lze jedním kliknutím sdílet s celým týmem.

Přínos:

• Žádné ruční zapisování ani zdlouhavé dohledávání úkolů.
• Ušetřený čas: 15 – 20 minut.

V průběhu dne nastal technický problém. Např. se nemůžete přihlásit do Microsoft 365 nebo vám přestala fungovat myš či klávesnice. To se běžně stává a pro plynulost práce je třeba takový menší či větší problém rychle vyřešit. 

V takovém případě pomůže naše aplikace HelpDesk pro Microsoft 365, která má v sobě také integrovaného Copilota. Ten vás vyslechne a buď v pár krocích pomůže problém vyřešit nebo za vás problém shrne a vytvoří ticket, který přidělí k řešení odpovědné osobě.

Tím se významně zrychlý řešení ticketů v HelpDesku a spokojenější budou obě strany – jak zaměstnanec, který má problém, tak osoba, které je řešení problému přiděleno. Všichni vědí co mají dělat a v jakém stavu se řešení nachází. 

Přínos:

• Významné urychlení řešení ticketů a eliminace snadno vyřešitelných problémů.
• Evidence na jednom místě, přístupná odkudkoliv.
• Přehledná evidence založených ticketů pro všechny zúčastněné. 
• Snadný report pro vedení.
• Ušetřený čas: 15 – 30 minut/na požadavek.

Odpoledne je potřeba připravit prezentaci pro klienta. Obsah prezentace má být na míru klientovi na základě podkladů od kolegů a emailové komunikace. Prezentace má být ve firemní šabloně. Práce, do které se po obědě nikomu moc nechce. Prezentace je zítra, nedá se nic dělat. Když na to člověk není sám jde hned všechno lépe. 

Pozvěte na pomoc Copilota. Otevřete si PowerPoint a zadejte jasné informace, jak potřebujete pomoct. Např: „Vytvoř prezentaci z tohoto dokumentu se zaměřením na přínosy pro zákazníka.“

Co na to Copilot?

• Vytvoří strukturu snímků,
• navrhne texty,
• doplní vizuály podle firemní šablony.

Na vás už zbyde jen upráva detailů, kontrola pravdivosti obsahu, doplnění drobných informací, a přizpůsobení stylu.

Přínos:

• Prezentace připravená během několika minut místo desítek minut až hodin.
• Úspora času: 45 – 60 minut

Nyní je potřeba pracovat ve Wordu. Je čas připravit nabídku pro klienta, upravit marketingový podklad, srovnat rozházený článek, sjednotit formátování atp.

I ve Wordu najdete Copilota, kterého můžete požádat o pomoc a počkat, jak si s tím poradí: „Uprav tento článek, sjednoť formátování, zkrať ho o 30%, věty uprav, aby dávaly smysl a překlop článek do čtivého stylu.“

Co udělá Copilot?

• přeformuluje text během několika sekund,
• zachová styl, o který jste ho požádali,
• přehledně text rozdělí.

Na vás už pak čeká jen kontrola správnosti textu, drobné úpravy a formátování.

Přínos:

• Verifikace textu a formulace do řeči, kterou potřebujete.
• Ušetřený čas: 45 – 90 minut.

Je konec pracovního dne, čas na shrnutí práce a přípravu na další den. Po rušném dni plném úkonů, schůzek a nových informací se hodí pomoc.

Stačí otevřít Copilot Chat a napsat: „Shrň mi dnešní aktivity a připrav seznam úkolů na zítřek.“

Copilot vytvoří:

• přehled dokončených úkolů,
• otevřené body,
• doporučené priority.

Náš den s Copilotem ukazuje, že nejde o futuristickou technologii, ale o praktického pomocníka pro každodenní práci. 

Jak se vám líbil den s Copilotem v tomto článku? Používáte Copilot? Nebo si ho hned zítra vyzkoušíte? Tento článek je pouze námětem, jak by váš pracovní den mohl vypadat.

Každá pracovní pozice se líší obsahem a stylem práce. Tomu se samozřejmě způsob používání AI Copilot musí přizpůsobit. I samotné zadávání promptů je nutné upravit vašim požadavkům a výstupům, které očekáváte. Jak správně zadávat prompty si přečtěte v tomto našem článku.

Důležité je pochopit, že Copilot není jen nástroj na generování textu.

Je to asistent, který:

• pracuje přímo s vašimi firemními daty,
• chápe kontext e-mailů, dokumentů i schůzek,
• pomáhá s rutinními úkoly napříč aplikacemi.

Největší přínos Copilota není v jedné „wow“ funkci, ale skládá se z desítek malých úspor času během pracovního dne.

Každá firma je jiná – a stejně tak i způsob, jakým může Copilot zapadnout do konkrétních procesů. Pokud přemýšlíte o školení nebo workshopu na míru, který bude vycházet přímo z vašich konkrétních rolí, nástrojů a pracovních postupů, ozvěte se nám.

Rádi s vámi projdeme vaše potřeby a navrhneme formát, který vám přinese skutečnou hodnotu.

Pokud vás téma zaujalo, můžete nám prostřednictvím kontaktního formuláře dát vědět, že máte zájem o informace k připravovaným online školením a webinářům. Jakmile budeme mít nové termíny nebo témata, ozveme se vám.

Zaujala vás aplikace HelpDesk? Hledáte způsob, jak mít ve firemních požadavcích pořádek a jasno? HelpDesk vám pomůže jednoduše evidovat všechny požadavky na jednom místě.

Zadání požadavku je rychlé a srozumitelné. Stačí popsat problém a Copilot vám jej pomůže vyřešit nebo z něj vytvoří ticket a přiřadí ho správné osobě. Nemusíte přemýšlet, komu psát nebo kam požadavek poslat – systém to udělá za vás.

Pokud chcete, aby řešení požadavků ve firmě fungovalo jednoduše, rychle a bez zbytečných zmatků, podívejte se na další informace o aplikaci HelpDesk.