Microsoft 365 Copilot ve firmě – Proč nestačí jen koupit licenci?

Microsoft 365 Copilot – ve firmách aktuálně nejdiskutovanější nástroj. Umí psát texty, shrnovat schůzky, analyzovat data, hledat informace napříč firemními dokumenty nebo pomáhat s přípravou prezentací. Umí i spoustu dalších užitečných věcí.

Proto se mnoho firem rozhodlo nakoupit licence s vidinou zvýšení produktivity svých zaměstnanců. Bohužel ale po prvním nadšení, přichází zklamání.

Copilot se používá málo, nebo jen na základní věci. Zaměstnanci si nejsou jistí, kdy ho použít, jak se správně ptát a hlavně jak ho zapojit do své každodenní práce. A je to naprosto přirozené.

Umělá inteligence přinesla velkou změnu, kterou se nejdříve musíme naučit uchopit a využít.

Copilot totiž není jen software. Je to změna způsobu práce.

• zaměstnanci nevědí, jak s ním mluvit (promptovat),

• netuší, na co všechno ho mohou ve své roli použít,

• pracují pořád stejným způsobem jako předtím, jen „vedle toho mají AI“.

Copilot lidi nenahrazuje. Copilot mění jejich roli.

Je důležité aby toto zaměstnanci pochopili a začali se vědomě soustředit na to, kde Copilot může převzít jejich rutinu a kde mají oni přidat hodnotu. V praxi to často znamená, že se:

• z pisatele se stává editor,

• z analyzátora ten, kdo klade správné otázky,

• z manažera kurátor informací a rozhodnutí.

Ukažme si to na příkladu pro menší a střední firmy. Zde má jeden člověk často více rolí:

• obchodník připravuje nabídky i prezentace,

• manažer řeší tým, reporting i strategii,

• personalista dělá nábor, onboarding i interní komunikaci.

Pokud všem ukážete stejný „obecný“ Copilot, výsledek bude průměrný.

Ne proto, že Copilot neumí víc – ale proto, že lidé nevidí souvislost se svou prací.

Pojďme si tedy ukázat typické scénaře z praxe malých a středních firem. Jedná se o příklady, kterých jsou plná i naše školení a lidé se v nich poznávají. 

• projít e-maily, poznámky ze schůzek a dokumenty k zákazníkovi,

• shrnout historii komunikace,

• navrhnout strukturu nabídky nebo obchodního e-mailu.

Místo prohledávání Outlooku, Teams a SharePointu má obchodník během pár minut podklady, které může dále rozvinout, poupravit, dodat do nich další důležitá fakta.

Ušetřil čas a může se věnovat tomu, co je skutečně náplní jeho práce. 

Vygenerování e-mailu pro obnovení spolupráce s využitím kontextu předchozí komunikace.

• shrnout schůzku z Teams,

• vypsat úkoly a rozhodnutí,

• připravit stručný přehled pro další poradu.

Kolik času manažeři tráví čtením dlouhých zápisů nebo dohledáváním, kdo co slíbil?

Dlouhé zápisy ze schůzek, nejasné úkoly a dohledávání, kdo co slíbil – realita většiny firem.

Copilot dokáže tento kámen úrazu proměnit v přehledný výstup se seznamem úkolů a jasnou odpovědností.

Shrnutí online schůzky, zobrazení přepisu schůzky, rekapitulace schůzky a důležitých bodů ze schůzky. 

• návrhem inzerátu podle popisu role,

• přípravou otázek na pohovor,

• shrnutím CV nebo poznámek z pohovorů,

• tvorbou interních směrnic nebo onboardingových dokumentů.

Místo ručního přepisování a úprav dokumentů vzniká během chvíle strukturovaný podklad, se kterým lze dále pracovat.

Copilot pomáhá převést inzerát do přehledné pracovní náplně, kterou lze snadno editovat a přizpůsobit konkrétním potřebám firmy.

HR tak získává víc prostoru na práci s lidmi, ne s dokumenty.

Vytvoření pracovní náplně na základě firemního inzerátu. Převedení do souboru, který lze dále editovat a přizpůsobit potřebám firmy.

Ukázka vygenerovaného popisu práce Copilotem

• vysvětlí data v tabulce,

• najde trendy, odchylky nebo chyby,

• navrhne přehledný report nebo graf,

• odpoví na otázky typu „Proč nám v loňském roce klesly tržby?“

Namísto složitého analyzování tabulek a hledání vzorců pomáhá Copilot rychle porozumět datům, upozornit na odchylky a navrhnout přehledný výstup.

Zaměstnanci se tak mohou soustředit na interpretaci dat a rozhodování, ne na technickou práci v Excelu.

• návrh článku, newsletteru nebo příspěvku na LinkedIn,

• přepis a zkrácení textů,

• přizpůsobení tónu komunikace cílové skupině,

• opakované využití jednoho obsahu v různých formátech.

O formulaci příspěvku na LinkedIn se postará Copilot, který během chvilky navrhne poutavý text, který lze dále doladit podle tónu komunikace firmy.

Marketing tak neztrácí čas dlouhým přemýšlením a může se soustředit na strategii, konzistenci značky a práci s publikem.

Generování návrhu textu pro sdílení článku na LinkedInu.

Copilot není statický nástroj, který jednou nastavíte a máte hotovo.

Copilot se s prostředím Microsoft 365 neustále vyvíjí, mění své chování a přináší nové možnosti.

Technologie dnes běží sprintem a Copilot s nimi drží krok – spíš než aby se blížil k cíli, během běhu dál zrychluje a posiluje:

• přibývají nové funkce,

• mění se chování nástroje,

• rozšiřují se možnosti v jednotlivých aplikacích Microsoft 365.

Firmy, které s tímto vývojem aktivně počítají a průběžně Copilota rozvíjejí, jsou vždy o krok napřed. Nejen v technologiích, ale hlavně v tom, jak efektivně fungují jejich pracovní procesy.

Aby firmy dokázaly držet krok s rychlým vývojem, je potřeba Copilota průběžně poznávat, učit se s ním pracovat v konkrétních rolích a promítat jeho možnosti do každodenních pracovních postupů.

Dává smysl brát Copilota jako dlouhodobou investici.

V průběhu našich školení jsme si opakovaně ověřili, že největší přínos mají konkrétní příklady vycházející z reálných pracovních pozic. Účastníci se nás často ptají na specifické situace, se kterými se denně setkávají – a právě tyto dotazy z praxe průběžně sbíráme a promítáme do obsahu našich školení a webinářů.

Proto jsme připravili školení a webináře zaměřené na praktické využití Microsoft 365 Copilot ve firmách – od základního pochopení principů až po konkrétní scénáře podle pracovních pozic.

A protože se Copilot neustále vyvíjí, budou postupně přibývat další témata, ukázky i nové formáty, aby vzdělávání drželo krok s realitou.

Pokud chcete mít jistotu, že Copilot ve vaší firmě nezůstane pozadu, sledujte nás. Postupně přidáváme další články, školení a webináře. 

Každá firma je jiná – a stejně tak i způsob, jakým může Copilot zapadnout do konkrétních procesů. Pokud přemýšlíte o školení nebo workshopu na míru, který bude vycházet přímo z vašich konkrétních rolí, nástrojů a pracovních postupů, ozvěte se nám. Rádi s vámi projdeme vaše potřeby a navrhneme formát, který vám přinese skutečnou hodnotu.

Pokud vás téma zaujalo, můžete nám prostřednictvím kontaktního formuláře dát vědět, že máte zájem o informace k připravovaným online školením a webinářům. Jakmile budeme mít nové termíny nebo témata, ozveme se vám.